Optimaliseren inzet Office 365

Wij gebruiken SharePoint, maar zijn ontevreden, omdat we onvoldoende overzicht en beheer op onze documenthuishouding hebben.

Onze praktijkervaring leert dat er vele motieven zijn waarom organisaties Office 365 gaan inzetten. Regelmatig zien we dat er wordt gestart met het overbrengen van e-mail naar de cloud. Of OneDrive wordt ingezet, waarmee medewerkers hun documenten met ieder device kunnen benaderen en met anderen kunnen delen. We maken ook organisaties mee die hun eerste stappen ten aanzien van Office 365 zetten door te starten met PowerBI om zo hun rapportagemogelijkheden te verbeteren. Na enige tijd zien we echter vaak de behoefte ontstaan om de inzet van het platform te optimaliseren. Bovenstaande onderdelen zijn namelijk geen garantie voor goed gebruik van het platform en grip op de informatiehuishouding. Om daarin verbeteringen aan te brengen, levert Onz365 onderstaande diensten.

De volgende diensten vallen onder dit scenario

Advies

Onz365 levert advies ten behoeve van een goede inzet van Office 365. Hieronder hebben wij ons advies per scenario beschreven. Nog liever gaan we met je om de tafel om te vertellen over onze ervaringen en mogelijkheden. Scenario: starten met Office 365 Om goed van start te gaan met Office 365, moeten er uiteenlopende vragen worden beantwoord en randvoorwaarden worden ingevuld. Onz365 kan je adviseren bij het maken van een goede start. Zo helpen wij organisaties bij: De ontwikkeling van een visie op digitaal samenwerken en archiveren; Het uitdenken van een gebruikersadoptiestrategie Het uitwerken van een implementatiestrategie en -plan Scenario: Herstarten met Office 365 Als een organisatie wil herstarten met Office 365, vervult Onz365 vaak een adviserende rol. Samen gaan we terug naar de basis: waarom ben je oorspronkelijk met Office 365 bent gestart? Van daaruit bepalen we (samen) de koers om alsnog naar een succesverhaal te komen. Een herstart kent verschillende vertrekpunten. Soms betreft het een heroverweging van een visie op digitaal werken, soms een herinrichting van de samenwerkingsomgeving en weer een andere keer heeft het betrekking op het opstellen van een gebruikers adoptiestrategie en deze uitvoeren. Maar hoe jullie koers ook wordt, gebruikersadoptie is essentieel! Scenario: Optimaliseren inzet van Office 365 Onz 365 kan je helpen grip op je informatiehuishouding te krijgen, met behulp van het Office 365-platform. Wij adviseren organisaties bij het (opnieuw) in kaart brengen van hun informatiehuishouding en vertalen dit naar een hernieuwde inrichting. Eenvoudig documentbeheer en slimmer samenwerken zijn daarbij de uitgangspunten. Zo faciliteren wij bijvoorbeeld dat er goede werkafspraken gemaakt worden, dat deze bekend zijn en worden gehandhaafd. Zodra je documentbeheer op orde is, kunnen er stappen worden gezet naar bijvoorbeeld rapportagemogelijkheden (PowerBI), het gebruik van workflows of social functionaliteit (Yammer, Teams). Onz365 adviseert over en bij ieder van deze stappen, waarbij goed gebruik van het platform natuurlijk centraal staat. Scenario: Microsoft-partner Als Microsoft-partner zul je voor adoptievraagstukken komen te staan als je bij een opdrachtgever aan de slag gaat met Office365. Onz365 kan bijvoorbeeld je adviseren hoe je gebruikers vanaf het eerste moment kunt betrekken bij de inrichting en implementatie, gebruikers optimaal kan begeleiden bij het werken met Office365 en adoptie centraal te stellen bij het opstellen van een implementatiestrategie.

Meer lezen

Projectmanagement

Onz365 levert projectmanagement ten behoeve van een goede inzet van Office 365. Hieronder hebben wij ons projectmanagement per scenario beschreven. Nog liever gaan we met je om tafel om te vertellen over onze ervaringen en mogelijkheden. Scenario: Starten met Office 365 De stap naar Office 365 vraagt om een projectmatige aanpak. Door eerdere opdrachten bij uiteenlopende organisaties beschikken wij over de kennis en ervaring die nodig zijn om de implementatie van het platform tot een succes te maken. Binnen een implementatietraject vervullen wij o.a. deze rollen: Transitieprojectleider; Implementatiemanager; Informatieanalist Scrum Master. In welke rol wij ook aan de slag gaan, gebruikersadoptie is in onze werkwijze altijd de rode draad. Verder geloven wij in agile ontwikkelen, een aanpak waarbij je een werkend product steeds beter gemaakt. Zo bied je de ruimte aan eigen verantwoordelijkheid en de organisatiecultuur, heb je respect voor expertise en worden individu en organisatie al doende beter. Scenario: Herstarten met Office 365 Misschien gebruiken jullie al SharePoint (Online) en/of andere delen van Office 365, maar benut je organisatie nog niet alle mogelijkheden. Ook in dit geval kan Onz365 helpen. Een grondige informatieanalyse, implementeren van nieuwe applicaties en het doorvoeren van nieuwe werkwijzen pakken wij ook projectmatige aan. Ook hier starten wij bij de basis – wat is nou echt belangrijk voor gebruiker en organisatie – en vertalen wij deze behoefte naar een inrichting die écht werkt. Scenario: Optimaliseren inzet van Office 365 Ook als je als organisatie al gebruik maakt van Office 365, maar meer grip wil krijgen op de informatiehuishouding is een projectmatige aanpak essentieel. Wij beginnen bij de basis. Door in gesprek te gaan met stakeholders en/of eindgebruikers uit alle onderdelen van de organisatie, bekijken wij de échte behoefte. Deze vertalen wij, binnen de geldende kaders, naar een inrichting die bij de organisatie past. De uiteindelijke verandering in inrichting en de bijbehorende werkwijze begeleiden wij van begin tot eind. Ook hierbij staat gebruikersadoptie centraal. Scenario: Microsoft-partner Onze expertise op het gebied van gebruiksadoptie is ook voor Microsoft-partners van groot belang. Zowel bij analyse als inrichting en implementatie vormt gebruikersadoptie de rode draad. Wij geloven dat dit dé manier is om ervoor te zorgen dat Office 365 een organisatie echt verder helpt. Graag wisselen wij ervaringen uit of helpen we bij het opstellen van een adoptiestrategie t.b.v. implementatie.

Meer lezen

Opleiden

Een goede opleiding maakt of de breekt de adoptie van het systeem door eindgebruikers. Of je organisatie nou gaat starten met Office 365, de informatiehuishouding opnieuw gaat inrichten of optimaal gebruik wil maken van de mogelijkheden die het platform biedt. Opleiden is voor Onz365 dan ook meer dan het geven van een training. Niet iedereen leert namelijk hetzelfde, ieder individu is anders. De één volgt graag een klassikale training, de ander zweert bij een digitale leerweg of krijgt juist liever persoonlijke begeleiding. Daarom bieden wij opleiding op maat. Uit een totaalpakket van opleidingsmogelijkheden – gebaseerd op de vier leerstijlen van Kolb – kan een medewerker de mogelijkheden benutten die hem aanspreken. Het inhoudelijk inrichten van een opleidingstraject begint altijd met het opstellen van leerdoelen: wat moeten eindgebruikers kennen en kunnen bij de nieuwe manier van werken. Het opmaken van user stories of het gebruik van persona’s zijn methodieken die wij daarvoor inzetten. Net als het platform sluit de opleiding op die manier zo goed mogelijk aan bij jullie organisatie. Specifieke diensten die wij verlenen m.b.t. het opleiden van medewerkers zijn: Opstellen van leerdoelen t.a.v. het werken met Office 365; Inrichten en beheer van een digitale leerweg (e-learning); Geven van klassikale trainingen; Toetsen van medewerkers als afronding van opleiding; Toetsen van digitale vaardigheid van medewerkers; Werkplekondersteuning / digi-coaching.

Meer lezen

Office 365 mét de menselijke maat

Optimaliseren inzet Office 365

De volgende diensten vallen onder dit scenario

Advies

Projectmanagement

Opleiden

Nieuws

Trainingen

Office 365 mét User Adoption

SharePoint implementeren mét de menselijke maat

SharePoint voor digitaal samenwerken en archiveren

Office 365 mét de menselijke maat

Optimaliseren inzet Office 365

Delen via social media:

De volgende diensten vallen onder dit scenario

Advies

Projectmanagement

Opleiden

Nieuws

Trainingen

Office 365 mét User Adoption

SharePoint implementeren mét de menselijke maat

SharePoint voor digitaal samenwerken en archiveren