Verslag SharePoint Unite 2017

Afgelopen week vond SharePoint Unite plaats, de ‘premier SharePoint conference in Europe’. Allerlei workshops in de categorieën IT Pro, Developer en Business/Functional. Voor laatstgenoemde richtten een aantal sprekers zich specifiek op user adoption, voor Onz365 natuurlijk erg interessant. En dat alles op een erg mooie locatie – de Philharmonie in Haarlem. Wij waren er dan ook bij en delen graag onze ervaringen!

Metadata en soepblikken

We begonnen woensdag met een leuke sessie van Liz Sundet. Tijdens trainingen laat zij met praktische voorbeelden eindgebruikers de waarde van het werken met metadata inzien. Hoe vind je bijvoorbeeld een blik tomatensoep in de supermarkt als je niet aan de buitenkant kunt zien welke soep er in het blik zit? Veel mensen moeten vast lachen bij de gedachte dat je dan het blik in de winkel open moet maken, maar lijken het wel erg logisch te vinden om documenten in een mappenstructuur op te bergen, zonder dat je weet welke informatie een map of document bevat. Zeker een metafoor die wij ook kunnen gebruiken om bewustwording te creëren. 

Don’t punish you users

'Gemiddeld zijn gebruikers bereid om zeven metadatavelden in te vullen', stelde zij daarnaast in haar presentatie. Een aantal dat wij overigens nog rijkelijk veel vinden. Maar dat een deelnemer aangeeft dat bij één van zijn opdrachtgevers twintig (!) verplichte velden ingevuld moeten worden voor goede registratie, verbaast eigenlijk iedereen. ‘Don’t punish you users’, tipte Mike Fitzmaurice namelijk al in zijn keynote-sessie: laat gebruikers niet opdraaien voor problemen die zijn op te lossen met techniek.

‘De eindgebruiker’

Initieel een mooi uitgangspunt,  maar gaat het wel altijd op? Het valt in ieder geval op dat het thema adoptie vaak vanuit de techniek wordt benaderd: als je het gebruikers maar zo gemakkelijk mogelijk maakt, zullen zij het systeem wel willen gebruiken. Enerzijds klopt dat, anderzijds wordt vaak voor de gebruikers bepaald wat zij precies gemakkelijk vinden. Onze visie is dat er verschillende doelgroepen zijn en daarbinnen is iedere gebruiker uniek. Door ‘de gebruiker’ als één groep aan te duiden, ga je daaraan voorbij, wat ten koste gaat van het adoptieproces.

Practical Adoption Strategies

In de erg interessante sessie van Joanne Klein, kwam dit onderscheid mooi naar voren. Eén van de tien ‘practical adoption strategies’ die zij uiteenzette, was rolafhankelijke opleiding en ondersteuning: managers maken vaak op een hele andere manier gebruik van SharePoint dan beleidsmakers en/of ondersteuners. Heel gaaf ook hoe zij de nieuwe communication sites in SharePoint inzet als ‘adoption center’ en hier per rol in een organisatie training en materiaal aanbiedt. Dit nemen we zeker mee!

AaaS

Daarnaast ziet zij adoptie als een doorlopend proces, het is geen taak die je uitvoert en afvinkt. Adoption as a Service (AaaS) is een begrip dat bij verschillende sprekers terugkwam en waar wij ons helemaal in kunnen vinden. Asif Rehmani benadrukte bijvoorbeeld dat begeleiding van eindgebruikers nooit ophoudt: probeer dit dan ook binnen de organisatie zelf    te beleggen door het inzetten van ‘champions’, ‘evangelisten’, ‘powerusers’ of hoe je hen ook definieert.

Governance

Als laatste bezochten we een sterke lezing van Susan Hanley. Ook zij benadrukte het AaaS-principe, maar dan in de context van governance. Je bent nooit klaar om de richtlijnen en regels aangaande de informatiehuishouding te borgen in de cultuur van een organisatie. Zij nam ons mee in een strategie vol praktijkvoorbeelden voor de inrichting en borging van governance. De belangrijkste boodschap? Laat een governance-document voor eindgebruikers nooit een document van meer dan twee pagina’s zijn! En bij voorkeur gebruik je helemaal geen document, maar een wiki of communication site.

Nieuwe ideeën

Concluderend waren het twee nuttige en vooral inspirerende dagen. Lezingen, gesprekken en kennismakingen leiden tot nieuwe ideeën die we kunnen inzetten bij onze eigen opdrachtgevers en binnen Onz365. Ook een hernieuwde bevestiging dat er veel mogelijkheden zijn op het gebied van user adoption en dat we mooie stappen aan het zetten zijn in dit vaak nog onontgonnen vakgebied.