Verandermanagement en user adoption maakt onze SharePoint-implementatie onnodig duur. Laat dat maar achterwege.

Vorige week sprak ik een manager die kort geleden was overgestapt naar SharePoint Online. Dit als vervanger van de reeds bestaande SharePoint 2010-omgeving. Hij vond het helemaal niets! Hij, noch zijn mensen konden er fatsoenlijk mee werken. “Is er dan geen aandacht voor het gebruik en de gebruikersacceptatie (user adoption)?”, vroeg ik. “Veel te duur en overbodig. We werken immers iedere dag op onze laptop.”, was zijn reactie.

Waarom is aandacht voor gebruik en gebruikersacceptatie nodig? Die vraag zou ik willen beantwoorden met een wedervraag nl. “Waarom zou je een applicatie gaan gebruiken wanneer je er de toegevoegde waarde niet van ziet?” Vaak is het antwoord op deze laatste vraag te vinden in de ambities en doelstellingen van een organisatie. Denk o.a. ambities op het gebied van samenwerken (met andere partners) of kennisdeling. Maar nog te vaak wordt vergeten deze boodschap te communiceren en wordt de SharePoint oplossing ‘over de schutting gegooid’ bij afdelingen.

Als mijn organisatie hier mee wil werken moet het wel werkbaar en herkenbaar zijn voor de medewerkers! In deze behoefte zul je de mensen mee moeten nemen. Dit gaat je niet enkel lukken door trainingen op het gebied van SharePoint te (laten) verzorgen. Je zult pas succesvol invulling geven aan de implementatie wanneer je weet te voorzien in de specifieke (kennis)behoeften van je medewerkers. En deze liggen maar al te vaak niet op het gebied van SharePoint-training. Vaak ervaren wij in onze trajecten een gebrek van computervaardigheid[1], niet te verwarren met de digitale vaardigheid[2], waarover nog wel eens geklaagd wordt. Reik niet alleen nut en noodzaak aan. Lever ook de benodigde kennis en vaardigheden mee die je medewerkers nodig hebben en stel ze in de gelegenheid om deze zich eigen te maken.

Aandacht voor gebruik en gebruikersacceptatie vormt een onderdeel van het verandermanagement (change management). Een dergelijk traject doorlopen bij de uitrol van je SharePoint-omgeving maakt het uiteindelijk daardoor een stuk duurder zou je dus zeggen. Maar dit is onjuist. Het goed inzetten van verandermanagement is de kans dat je SharePoint-implementatie succesvol wordt zes keer groter. En 70 procent van de projecten waarbij goed verandermanagement werd ingezet bleef binnen tijd en budget.

Mijn conclusie is dat aandacht voor gebruik en gebruikersacceptatie bij SharePoint-implementaties absoluut noodzakelijk is. Wanneer dit geen onderdeel is van het project wordt het twijfelachtig of de gewenste projectresultaten behaald zullen worden. En dat is toch wat iedere manager wil? Dat de gewenste resultaten worden bereikt binnen tijd en budget. Bovendien is een investering in een SharePoint-omgeving die je medewerkers vervolgens helemaal niet gebruiken nog vele malen duurder.


[1] Het vermogen om computers en gerelateerde technologie efficiënt te gebruiken, met een scala aan vaardigheden die niveaus dekken van elementair gebruik tot programmeren en geavanceerde probleemoplossing.

[2] Het vermogen om effectief en kritisch te navigeren, te evalueren en informatie te creëren met behulp van een reeks digitale technologieën. Het vereist kennis en inzicht van de mens om dit te herkennen en te gebruiken.