User adoption tiendaagse: tien praktische tips voor adoptieverhoging! (deel 1)

“Adoption of a new collaboration experience is about changing human behavior. This is simple but it is not easy”, stelde Joanne Klein in één van haar sessies op SharePoint Unite 2017. Haar uitspraak doet bijna Cruijffiaans aan: “Voetballen is heel simpel, maar het moeilijkste wat er is, is simpel voetballen.” Beiden raken – weliswaar met andere woorden – de kern van het adoptievraagstuk waar vrijwel iedere organisatie mee wordt geconfronteerd. Wat er moet gebeuren is vaak helder. Dit daadwerkelijk realiseren, is in praktijk veelal lastiger. Daarom twee keer vijf praktische tips voor het verhogen van de adoptie aan de hand van deze bekende uitspraken.

 

1. “De basis is de bal zo snel mogelijk onder controle krijgen zodat je iets meer tijd hebt om te kijken” - Johan Cruijff, Nederlands voetballer (1946 – 2016)

Office 365 kent zeer uitgebreide mogelijkheden. Onze ervaring is dat het belangrijk is om eerst de basis onder controle te krijgen en deze daarna uit te bouwen. Begin eenvoudig! Bijvoorbeeld door te starten met OneDrive om persoonlijke documenten op te slaan of om je mail naar de Cloud te brengen. Als gebruikers dit onder de knie hebben, kun je gaan denken aan het uitbreiden met  andere apps.

 

2. “Te haastig komt even laat aan als te langzaam” – William Shakespeare, Engels toneelschrijver en dichter (1564 – 1614)

Als je (delen van) Office 365 gaat implementeren is de snelheid van groot belang. Ga niet te snel, maar ook niet te langzaam! Hoe je het tempo optimaal houdt? Blijf in contact met je stakeholders, zowel leidinggevenden als gebruikers. Bespreek regulier de voortgang en de planning en vergeet niet (tussentijds) te evalueren. De menselijke maat blijft het belangrijkste element om je gebruikers mee te nemen en verschillende afdelingen/teams hebben verschillende tempo’s zo leert onze praktijk.

 

3. “Wat men moet leren doen, leert men door het te doen.” – Aristoteles, Grieks filosoof (384 v. Chr. – 322 v. Chr.)

Hoe je gebruikers ook mee wilt nemen, zorg voor activiteit en interactie! Of je met e-learning aan de slag gaat, klassikale trainingen organiseert of blended learning toepast: zorg dat je medewerkers actief bezig laat zijn met hun eigen praktijkvoorbeelden en breng vragen/discussies op gang door gericht vragen te stellen: waar helpt Office 365 je mee? Waar zie je tegenop bij deze transitie? Hoe word je het liefst begeleid bij een nieuwe manier van werken? De ‘What’s in it for me?’-vraag  van de medewerkers is daarbij cruciaal.

 

4. “Als je vertrouwen hebt, hoef je niet de gehele trap te zien om de eerste stap te zetten” – Martin Luther King, Amerikaans predikant (1929-1968)

Bied gebruikers de begeleiding die bij hen past en geef hen het gevoel dat ze niet in het diepe worden gegooid. (Persoonlijke) begeleiding op de werkvloer en coaching kan hen het vertrouwen geven dat ze nodig hebben om de stap naar slimmer digitaal samenwerken te zetten. Vanuit je project voor het invoeren van bv. digitaal samenwerken ben jij misschien op een dagelijkse basis bezig met SharePoint of OneDrive. De medewerkers van de organisatie hebben maar al te vaak meer dan twintig jaar op netwerkschijven gewerkt. En vertrouwen winnen kost tijd. En onthoud: ‘Vertrouwen komt te voet, maar gaat te paard.’

 

5. “De grootste eenvoud leidt soms tot de grootste ingewikkeldheid. Stel u eens voor dat we allen Janssen heetten” – Antoon Vloemans, Vlaams filosoof en schrijver (1898 – 1982)

Niet iedereen is hetzelfde, scheer daarom niet alle gebruikers over één kam. Medewerkers gebruiken Apps op verschillende manieren omdat ze verschillende functies en rollen binnen de organisatie hebben. Denk bijvoorbeeld bij de opleiding in een transitietraject aan de diversiteit in doelgroepen: de één heeft veel kennis en vindt het prettig om klassikaal te leren, de ander heeft weinig kennis en leert liever digitaal. Het opstellen van persona’s kan je helpen om je doelgroepen te definiëren. Een persona (of ijkpersoon) is een zeer gedetailleerde omschrijving van een gebruiker. Met behulp van persona's creëer je 'echte' mensen in plaats van algemene doelgroepen.