Presentatie DIWUG Digitale vaardigheden en Office 365-implementaties

Op donderdag 16 mei mocht ik bij een bijeenkomst van de Dutch Information Worker User Group een presentatie geven over de impact van (een gebrek aan) digitale vaardigheden op de implementatie van Office 365. In deze sessie stonden de acht pijlers van digitale vaardigheden centraal, ieder met zijn eigen bijzondere praktijkvoorbeelden.

Optimaal gebruik Office 365?

Ik begon de presentatie met een vraag aan alle aanwezigen: hoeveel klanten gebruiken de oplossing die je hebt gebouwd in Office 365 echt op een goede en slimme manier, zoals vooraf voorzien? Daarbij gaven zij deze antwoorden:

Heel opvallend dat de meerderheid aangaf dat het de helft of minder dan de helft van het aantal klanten betreft! Welke redenen zouden er kunnen zijn dat de oplossing niet juist wordt gebruikt?

ADKAR-model en digitale vaardigheden

Bij Onz365 zien we de implementatie van Office 365 als een verandertraject volgens het Prosci ADKAR-model. Ieder individu in een organisatie moet deze vijf fasen van doorlopen om de verandering te begrijpen, te steunen en eraan deel te nemen:

Door te faciliteren in deze verandering, kun je bijdragen aan de succesvolle inzet van Office 365, volgens bovenstaande definitie. Kort gezegd: als een oplossing in Office 365 niet op een juiste en slimme manier wordt ingezet, is de verandercyclus niet volledig en/of juist doorlopen.

Digitale vaardigheden spelen een belangrijke rol bij het succesvol doormaken van deze verandering, vooral t.a.v. van (K)nowledge en (A)bility. Door de waarde van de juiste digitale vaardigheden te erkennen en te investeren in het vergroten van deze vaardigheden, faciliteer je de juiste kennis bij de medewerkers en stel je hen in staat om de verandering te omarmen. Hoewel er meer factoren van invloed zijn, spelen de digitale vaardigheden een essentiële rol.

Acht pijlers van digitale vaardigheden

Aan de hand van dit model, lichtte ik vervolgens de acht pijlers van digitale vaardigheden toe aan de hand van een aantal praktijkvoorbeelden.

In het Nederlands hebben wij daarvoor de volgende definities opgesteld:

  1. Creativiteit: Het gebruik van verbeelding en originele ideeën om iets te creëren; inventiviteit

  2. Samenwerken: De samenwerking met één of meerdere personen om iets te maken

  3. Kritisch denken en evalueren: De objectieve analyse en evaluatie van een gebeurtenis om een oordeel te vormen

  4. Cultureel & sociaal begrip: Zelfbewustzijn alsmede het respecteren van andere culturen

  5. Content verzameling: het proces van het verzamelen van relevante informatie ten aanzien van een onderwerp of interessegebied

  6. E-veiligheid: Beschermd zijn tegen schade of risico online, alsmede het niet veroorzaken daarvan

  7. Praktische- en functionele vaardigheden: Het feitelijk in staat zijn om een toepassing te gebruiken en de functionele waarde hiervan te benutten

  8. Communicatievaardig: Communicatie is het verlenen of uitwisselen van informatie door te spreken, schrijven of een ander medium te gebruiken. Met vaardigheden wordt bedoeld het bekwaam inzetten van communicatiemiddelen om een doel te bereiken

De voorbeelden leverden herkenbare situaties op en een aantal leuke discussies tussen de aanwezigen. Zo geloofden de aanwezigen niet dat wij in een implementatietraject ook te maken hadden met een medewerker die geen e-mail kon versturen. Maar dit is (helaas) toch echt gebeurd!

Inzetten op digitale vaardigheden

We sloten af met een vragenrondje, waarbij één vraag er wat mij betreft uitsprong. ‘Hoe kun je als organisatie het niveau van de digitale vaardigheden van medewerkers bepalen en hier op een juiste manier op inspelen?’. Er zijn wat mij betreft verschillende mogelijkheden. Zo zijn er organisaties die door het afnemen van een ‘digi-vaardigheidstoets’ voorafgaand aan een implementatie inzicht bieden in de mate van digitale vaardigheden binnen je organisatie. Vanuit Onz365 hebben we ervaring met het meten van digitale vaardigheden ter voorbereiding op een klassikale training. Ook biedt de change management-methodiek van Prosci je verschillende handvatten om gedurende een implementatie de verandercyclus te sturen.

Ben je benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen op dit gebied? We gaan graag met je in gesprek!

Je kunt mijn presentatie hier nog eens terugkijken.

 

Sierd-Jan Jongsma