Klassieke ervaring vs. Nieuwe ervaring in SharePoint

Van een collega hoorde ik vorige week dat het Document Informatie Panel (DIP) in Office 2016 terugkeert. Eén van de aankondigingen van Microsoft bij Ignite 2017. Mijn aanname is dat zij hierbij tegemoet komen aan de wens van vele gebruikers! Het was toch altijd erg handig dat je direct binnen Word de SharePoint-metadata van het document kon invullen, zonder daarvoor eerst naar het infoscherm te moeten klikken. Soms is een oude oplossing gewoon goed.

Eenzelfde discussie – met meer impact voor de gebruiker – horen wij vaak bij de ‘nieuwe ervaring’ binnen een SharePoint-documentbibliotheek. Momenteel heb je nog de keuze om de ‘klassieke ervaring’, inclusief het oude vertrouwde lint te gebruiken, maar standaard laat SharePoint nu een bibliotheek zien in de vernieuwde lay-out. Deze ziet er eenvoudiger en overzichtelijker uit en is (op termijn) gebruikersvriendelijker. Zo kun je de nu meteen de weergave aanpassen terwijl je de bibliotheek bekijkt en is het gemakkelijker geworden om documenten te verplaatsen naar een andere locatie.

Toch kent de nieuwe ervaring wel enkele knelpunten. Zo bestaat ‘Openen in Explorer’ niet langer.  Een optie die voor veel gebruikers herkenbaar en handig was, horen wij vaak. Ook werken wij bij opdrachtgevers met verplichte metadata op documenten, maar gaat dit niet lekker samen met het bewerken van een document in de Online-variant. Hetzelfde geldt voor het uploaden van een document: je dient dan achteraf de (verplichte) metadata in te vullen, terwijl je in de klassieke weergave daarvoor direct een scherm in beeld kreeg. En het verbaast mij dat je bij het openen van een documentset wél terugkeert naar de klassieke weergave. Alsof de nieuwe ervaring nog niet consequent is doorgevoerd.

Wij bezien de vernieuwingen in het Office 365-platform natuurlijk vooral met de Onz365-bril; vanuit het oogpunt van adoptie. Welke optie is voor gebruikers prettiger? Is het gewenst dat de nieuwe ervaring nu al wordt doorgevoerd? Onze ervaring is dat dit erg verschilt per doelgroep. Sommigen willen graag zo snel mogelijk gebruik maken van de nieuwe mogelijkheden en nemen eventuele ontwikkelpunten voor lief. Anderen maken graag een pas op de plaats, leren het platform eerst in de basis kennen en gaan daarna met nieuwe functionaliteiten aan de slag. Ook bij het opstellen en implementeren van releasemanagement is kennis van je doelgroep essentieel en moet adoptie leidend zijn! Onz365 maakt gebruik van innovatie manieren om organisaties over dit onderwerp te adviseren. Graag komen we ook hierover met jullie in gesprek.

Sierd-Jan Jongsma