Implementatie bij Gemeente Den Haag Dienst Stedelijke Ontwikkeling afgerond

In het voorjaar van 2017 besloot de Gemeente Den Haag tot de organisatiebrede uitrol van SharePoint. Op 2 april startte ik daarom met een projectteam vanuit het programma Digitaal Samenwerken met de implementatie bij de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO).

Doelstelling

Het beoogde resultaat: voor de ongeveer 800 medewerkers van DSO een samenwerkingsplek op SharePoint creëren, binnen de geldende kaders van de organisatie en met standaard SharePoint-functionaliteit, (waar mogelijk) ter vervanging van de netwerkschijven. En daarbij zo goed mogelijk faciliteren in opleiding en begeleiding. Een project met aanzienlijke impact voor alle eindgebruikers, extra complex door de samenhang met de migratie van content uit een uit te faseren DMS naar SharePoint.

Aanpak en resultaat

Om een optimale service te bieden aan de betreffende medewerkers en ook voldoende ruimte te bieden voor een gedegen informatieanalyse en inrichting van het platform, ontwikkelden wij vooraf een standaard aanpak. Iedere afdeling van DSO doorliep in de afgelopen anderhalf jaar een viertal fasen (van intake tot ingebruikname en overdracht), waarbij veel aandacht was voor communicatie, analyse, opleiding en ondersteuning. Door een goede samenwerking tussen ons concernprogramma en vertegenwoordigers vanuit de dienst behaalden we de volgende resultaten:

  • Er zijn voor DSO 741 SharePoint-sites ingericht, waarop de DSO-ers (ook met collega’s van andere diensten) samenwerken;
  • Meer dan 80% van de medewerkers volgde een klassikale training Digitaal Samenwerken of (gedeeltelijk) de digitale leerweg;
  • Het implementatieteam begeleidde meer dan 800 medewerkers d.m.v. werkplekondersteuning, gezamenlijke startsessies en het beantwoorden van vragen.

Cijfers waar we trots op zijn! Dat vierden we op dinsdag 29 oktober met een gezellige borrel in Den Haag, waarbij ik namens het implementatieteam kort stilstond bij het intensieve, soms lastige, maar vooral ook leuk traject.

Vervolg

Daarnaast keken we naar de toekomst. Dat de uitrol is afgerond, betekent namelijk niet dat de ontwikkeling van Digitaal Samenwerken stilstaat. Het komende jaar zal bijvoorbeeld in het teken staan van de doorontwikkeling in functionaliteit en de overgang naar SharePoint Online. Zo blijft de gemeente doorgroeien naar een volledige digitale werkplek. Ons implementatietraject was daarin een goede eerste stap.

Een beheerteam gaat zich vanuit het programma nu bezighouden met aanvullende service en ondersteuning, zodat het implementatieteam zich volledig kan focussen op de uitrol bij de dienst Stadsbeheer. Deze is inmiddels in volle gang, daarover binnenkort meer!

Ik wil hierbij  nogmaals alle betrokkenen van harte bedanken voor hun inzet, sturing, enthousiasme en kritische blik tijdens het implementatietraject. De samenwerking tussen dienst en het concernprogramma Digitaal Samenwerken was een zeer belangrijke factor bij het behalen van dit resultaat.

Sierd-Jan Jongsma