Hoe wij een klant hebben geholpen de functionaliteiten van O365 zo in te zetten dat het hen helpt met de AVG

Eén van onze klanten had een concrete vraag: 
‘Hoe kunnen de applicaties in het Office 365-pakket ons helpen, maatregelen te treffen over de zaken die de AVG van ons vraagt?’ 

Na doorvragen hebben wij samen met de klant een scope kunnen realiseren. Ze waren benieuwd hoe de applicaties in het Office 365 pakket hen kon helpen om maatregelen te treffen omtrent het ontvangen van sollicitatiebrieven en CV's. De AVG heeft hier namelijk 'nieuwe' regels voor opgesteld. Namelijk: 'CV’s en sollicitatiebrieven mogen maximaal vier weken worden bewaard door organisaties. De vier weken bewaartermijn mag worden verlengd wanneer de sollicitant hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven, dit mag dan maximaal één jaar zijn. Hierna moeten de documenten alsnog worden vernietigd.'  Bronsite

Door de inzet van verschillende applicaties kan vernietigen van CV’s en sollicitatiebrieven worden geautomatiseerd, hierdoor hoeven medewerkers geen verschillende handelingen te verrichten en daardoor wordt de kans op verkeerd handelen gereduceerd.  
 
Op basis van de wens van de klant en de uitspraken van de Autoriteit Persoonsgegevens hebben wij de volgende applicaties en functionaliteiten gekozen om de klant hierbij te helpen: Microsoft Flow, Shared Mailbox van Exchange Online en retentie policy’s binnen SharePoint Online.  

Voor onze klant hebben we een functionele omschrijving opgesteld en wordt binnenkort aan de betrokkenen een gerichte training gegeven, daarna gaat de oplossing in productie. Met onze hulp kan nu worden aangetoond dat men compliant is met de nieuwe AVG, en dat met de standaard Office 365 applicaties waartoe de organisatie toch al toegang had!  

Ook benieuwd naar de oplossing en hoe het Office 365-pakket jou hierbij kan helpen? Neem dan contact met ons op!