Deel 2 van onze user adoption tiendaagse nu online!

 

6. “Het grote probleem van de leraar is, de zaken tot de grootste eenvoud terug te brengen” – S.W.F. Margadant, Nederlands schrijver (1887 – 1946)

Experts hebben vaak de neiging om teveel jargon te gebruiken. Ga er bijvoorbeeld niet zomaar vanuit dat iemand weet wat een bibliotheek is! Het gebruiken van metaforen (denk aan het soepblik van Liz Sundet!) of het uittekenen van een structuur kan je helpen om anderen uit te leggen hoe Office 365 in elkaar steekt. Bedenk je dat het overgrote deel van de medewerkers waarschijnlijk tientallen jaren op een netwerkschijf heeft gewerkt. Jargon wordt dan al snel een factor waardoor men afhaakt.

 

7. “Waarom allerlei kennis van buiten leren die we makkelijk in naslagwerken kunnen opzoeken” – Albert Einstein, Duits natuurkundige (1879 – 1955)

Niet alles wat je krijgt uitgelegd, onthoud je direct. Als een eindgebruiker een opleiding krijgt, betekent dat dus niet dat diegene direct de ins-and-outs van Office 365 kent. En dat hoeft ook niet: zorg bijvoorbeeld voor voldoende ondersteuningsmateriaal (handleidingen, FAQ’s, factsheets, etc.) waar men op terug kan vallen in het dagelijks werk. Probeer gebruikers met behulp van deze materialen zo goed mogelijk hun eigen weg te laten vinden: coachen is beter dan voordoen! En vergeet daarbij niet dat we niet allen dezelfde leerstijl hebben. Pas hierop je aanbod aan, zodat een eindgebruiker kan kiezen wat het beste bij hem of haar past.

 

8. “Als je de richting van de wind niet kunt veranderen, verander dan de stand van je zeilen.” – H. Jackson Brown Jr., Amerikaans schrijver (1940-)

Slimmer samenwerken betekent een veranderende werkwijze. Deze druist soms in tegen de heersende organisatiecultuur. Hoe kun je desondanks een maximaal resultaat behalen? Het is erg belangrijk om de implementatie van (delen van) Office 365 een samenspel tussen project en organisatie te laten zijn. Betrek dan ook vanaf het begin vertegenwoordigers uit de organisatie, bijvoorbeeld in de rol van key-user, regisseur of stuurgroeplid. Daarnaast geloven wij in een bottum-up én top-down benadering. Probeer vertegenwoordigers uit ieder niveau van de organisatie aan te haken.

 

9. “De essentie van kennis is om het te gebruiken, als je het hebt. En om het toe te geven als je het niet hebt.” – Confucius, Chinees filosoof (551 v. Chr. – 479 v. Chr.)

Hoewel adoptie onze expertise is en wij allerlei methoden kunnen inzetten voor een optimale gebruikersadoptie, hebben wij niet alle wijsheid in pacht. Een Office 365-implementatie moet een samenwerking zijn tussen interne en externe deskundigheid. Om ervoor te zorgen dat Office 365 goed landt is het belangrijk om de juiste mensen bij een project te betrekken: maak gebruik van ervaring en kennis die al binnen de organisatie aanwezig is. Bijvoorbeeld een communicatieadviseur of opleidingsdeskundige die de cultuur kent, de do’s and don’ts weet en de juiste weg weet te vinden.

 

10. “Falen is succes als we ervan leren.” – Malcolm Forbes, Amerikaans ondernemer (1919 – 1990)

Adoptie is geen taak, maar een doorlopend proces dat in praktijk vorm krijgt. Net als de technische (agile) ontwikkeling van Office 365. Vooral omdat iedere organisatie en iedere doelgroep anders is, zal de adoptie in ontwikkeling zijn en leer je van zowel van successen als fouten. Op die manier wordt het proces beter. Wees dus niet bang om uit een breed palet van adoptiestrategieën in praktijk te proberen wat bij een organisatie past! En blijf je aanpak doorlopend te perfectioneren op basis van je ervaringen tijdens de uitrol. Draag dit proces in de laatste fase van je implementatieproject over van de projectorganisatie naar de lijnorganisatie, bijvoorbeeld in de vorm van permanente ondersteuning en/of coaching.