Blog dag 1 Office 365 en SharePoint Connect

Vanochtend vroeg uit het Noorden des lands vertrokken om op tijd aanwezig te kunnen zijn bij de eerste sessies van Office 365 & SharePoint Connect in Haarlem. Zoals we in een vorige blog bespraken stonden er een flink aantal interessante sessies op het programma. Hierbij onze samenvatting van dag 1.

Joseph Byrne – 5 pillars of migrating your SharePoint
Joseph Byrne behandelde in zijn presentatie een voor Christian zeer herkenbaar onderwerp: de migratie van SharePoint. Zijn presentatie doorliep de vijf fases uit een migratiestrategie:

Discovery
Deze fase is essentieel om de scope van jouw project te bepalen. Je bekijkt het soort content dat moet worden gemigreerd en ook de hoeveelheid. Daarnaast bekijk je wáár alle content is geplaatst. Betreft het hier alleen SharePoint-sites op de ‘oude’ omgeving of ook netwerkschijven en/of Dropbox en Google Drive? Neem hier genoeg tijd voor en vraag de business.

Planning
Na de verkenningsfase stel je de planning op. Hier bepaal je ook de migratietool, want deze bepaalt ook hoe lang je migratietraject gaat duren. Joseph gaf hierbij ook verschillende zaken om je planning goed in kaart te brengen:

Is alle informatie die je over moet zetten relevant om te migreren of kan het ook worden weggegooid?
Moet alle metadata worden bewaard, welke migratietool heb je daarvoor nodig?
Wil je dat de migratie handmatig worden gedaan of wil je het automatisch laten uitvoeren?
Is de content zodanig groot dat er een ‘delta’ moet worden gedaan?

In de planningsfase is het ook van belang om een testmigratie te doen. Tijdens de testmigratie kom je erachter hoe lang de migratie daadwerkelijk duurt, breng je eventuele technische knelpunten in kaart, maar kom je er ook achter hoe de migratie binnen de organisatie landt.

In de planningsfase werd, gelukkig, ook een onderwerp aangestipt waar wij voor staan, namelijk: de gebruiker. Houd tijdens je planningsfase rekening met de gebruiker, want een migratie is niet alleen een technische aangelegenheid. Het is het essentieel om bij de business de juiste verwachtingen over doorlooptijd, resultaat en impact te creëren. Na de migratie krijgt de eindgebruiker namelijk niet exact dezelfde werkomgeving als in de oude situatie. Om te testen of de planning realistisch is, voer je de migratie allereerst bij een pilotgroep uit.

Execute
Voer de migratie uit volgens je planning. Hierbij moet er rekening worden gehouden met zaken waar je tijdens de testmigratie wellicht niet achter bent gekomen, Joseph gaf hierbij het voorbeeld dat de migratie van content niet zo snel gaat als verwacht, dit kan komen door de volgende zaken:

Binnen de organisatie zijn firewalls actief die de bestanden blokkeren,
Er zijn proxy’s niet goed ingesteld;
Het antivirusprogramma scant alle items die worden geüpload.

Evaluate
Na elke migratie is het van belang om je acties te evalueren, ging alles zoals verwacht, worden er nog meer acties verwacht van mij, of mijn team, om het migratieproces te versnellen? Gebruik deze fase om je eigen werkproces te evalueren.

Adopt and manage
Deze fase tijdens het migratie is wat ons betreft de belangrijkste. In deze fase zorg je ervoor dat de verandering na – en tijdens – de migratie wordt gemanaged. Zorg hierbij dat na de migratie de oude opslagomgevingen worden uitgezet en de eindgebruikers worden getraind. Zonder aandacht te besteden aan deze fase is volgens Joseph je project geen succes. Als laatste toevoeging werd aangegeven dat na de migratie goed moet worden gemonitord of de nieuwe SharePoint-omgevingen goed worden gebruikt. Dit kun je onder andere doen door te kijken naar feitelijk gebruik van de SharePoint-sites.

Christina Wheeler – Getting started with PowerBI
Getting started with Power BI door Christina Wheeler was voor Christian een workshop dat hem direct blij maakte. Bij andere opdrachtgevers is Christian al meerdere keren in aanraking gekomen met Power BI, dus eigenlijk was ‘getting started’ niet écht bij hem van toepassing. Toch werd Christian meegenomen in het boeiende verhaal van de mogelijkheden van Power BI. Tijdens de demo werden genoeg zaken aangedragen waar jullie binnenkort van Christian verschillende showcases mogen verwachten, wordt vervolgd!

Marcel Alberts – Office 365 user adoption at Vodafone Ziggo
Marcel Alberts nam ons in zijn presentatie mee in het implementatietraject van Office 365 bij Vodafone Ziggo (ongeveer 15.000 medewerkers in Nederland). Hij hield zich hier bezig met het onderwerp user adoption en vertelde over de do’s-and-don’ts bij deze organisatie.

Zo gaf hij praktische tips over het opstellen van een communicatieplan, het begeleiden van ‘champions’ in de organisatie en het verlenen van support. Zo werkte het proactief begeleiden van deze enthousiaste groep gebruikers uitstekend, het dragen van een ‘champion’-polo’s is echter niet erg geaccepteerd in Nederland (“in Engeland werkte dit wel!”). Ook hield het adoptieteam bij deze organisatie zich gericht bezig met het opzetten van training-/ondersteuningsfilmpjes waarin gebruikers werden meegenomen in de functionaliteiten van het platform en adviseerde Marcel over proactieve communicatie (korte presentaties in de lunchpauze bijvoorbeeld). We zagen hierbij goede voorbeelden van allerhande communicatiematerialen als filmpjes, banners en roadmaps, leuk om te zien.

Eric Riz – Good to great SharePoint governance
De presentatie van Eric Riz is genaamd “Good to Great governance”. Eric had in vergelijking met de andere presentaties een meer beschouwend en theoretisch verhaal. Een verhaal wat ons zéér aansprak omdat ook wij van mening zijn dat je zo vroeg mogelijk met Governance moet beginnen. Een korte samenvatting van Eric’s verhaal:

Governance first, waarbij o.a. rollen, gebruikersgroepen, app’s en platform duidelijk beschreven zijn;
Heldere IT-strategie, waar vanuit duidelijk richting wordt gegeven aan governanceplan. Maar wat ook richting geeft aan (nieuwe) IT-initiatieven;
Beschrijf voor verschillende onderdelen van de governance de ‘best practice’ als gewenste oplossing;
Communiceer duidelijk over de inhoud van het governance plan.

Een overzicht van onderwerpen welke in een governance plan kunnen terugkomen (zonder uitputtend te zijn):

User Experience;
Work management;
Cloud;
App model;
(Document)lifecycle;
Content;
Managing applications;
Compliance;
Business Information;
Search.

Maarten Eekels – A unified approach to personal happiness in Microsoft Teams
Maarten Eekels had een prima korte presentatie over Teams: ‘A unified approach to personal happiness in Microsoft Teams’. De titel wellicht wat overtrokken (dat was (ook) zijn eigen mening;-) maar daarom niet minder goed. Zijn tips om je gebruik van Teams een stuk aangenamer te maken:

Verwacht je response van iemand anders gebruik dan de @mention;
Verwacht niet dat je post gelezen wordt tenzij je deze persoon door jou is @mentioned;
@mentions kunnen naast personen ook voor Teams en Kanalen;
Voor persoonlijk gerichte vragen gebruik je de chat functionaliteit;
Begin een nieuw gesprek binnen je Team altijd met duidelijke omschrijving van het onderwerp;
Volg je belangrijke kanalen zodat je alle activiteit te zien krijgt in je activiteiten overzicht;
Stem je notificaties af op je eigen wensen;
Controleer vóór het aanmaken van een nieuw Team altijd eerst of er al een Team beschikbaar is voor het onderwerp waarvoor jij het wilt aanmaken;
Help elkaar om het juiste gebruik van Teams in je organisatie te borgen;
Gebruik zowel de desktop als de mobile client voor je werkzaamheden;
Zorg ervoor dat het gebruik van Teams en het checken van je activiteiten overzicht onderdeel gaat uitmaken van je dagelijkse routine;
Stop met mailen en gebruik in plaats hiervan de conversaties in de Chat.