• Home Introductie van Onz365
  • Diensten Wat wij voor je kunnen betekenen
  • Trainingen Voor de laatste ontwikkelingen en methodieken
  • Onz365 Alles over Onz
  • Onze partners Partners waar Onz365 mee samenwerkt
  • Updates Schrijf je hier in voor onze nieuwsbrief
  • Nieuws Blijf op de hoogte
  • Contact Kom in contact

Office 365 mét de menselijke maat

Contact

Nieuws

Onz365 - Office 365 mét de menselijke maat
Presentatie DIWUG Digitale vaardigheden en Office 365-implementaties

Presentatie DIWUG Digitale vaardigheden en Office 365-implementaties

Op donderdag 16 mei mocht ik bij een bijeenkomst van de Dutch Information Worker User Group een presentatie geven over de impact van (een gebrek aan) digitale vaardigheden op de implementatie van Office 365. In deze sessie stonden de acht pijlers van digitale vaardigheden centraal, ieder met zijn eigen bijzondere praktijkvoorbeelden. Optimaal gebruik Office 365? Ik begon de presentatie met een vraag aan alle aanwezigen: hoeveel klanten gebruiken de oplossing die je hebt gebouwd in Office 365 echt op een goede en slimme manier, zoals vooraf voorzien? Daarbij gaven zij deze antwoorden: Heel opvallend dat de meerderheid aangaf dat het de helft of minder dan de helft van het aantal klanten betreft! Welke redenen zouden er kunnen zijn dat de oplossing niet juist wordt gebruikt? ADKAR-model en digitale vaardigheden Bij Onz365 zien we de implementatie van Office 365 als een verandertraject volgens het Prosci ADKAR-model. Ieder individu in een organisatie moet deze vijf fasen van doorlopen om de verandering te begrijpen, te steunen en eraan deel te nemen: Door te faciliteren in deze verandering, kun je bijdragen aan de succesvolle inzet van Office 365, volgens bovenstaande definitie. Kort gezegd: als een oplossing in Office 365 niet op een juiste en slimme manier wordt ingezet, is de verandercyclus niet volledig en/of juist doorlopen. Digitale vaardigheden spelen een belangrijke rol bij het succesvol doormaken van deze verandering, vooral t.a.v. van (K)nowledge en (A)bility. Door de waarde van de juiste digitale vaardigheden te erkennen en te investeren in het vergroten van deze vaardigheden, faciliteer je de juiste kennis bij de medewerkers en stel je hen in staat om de verandering te omarmen. Hoewel er meer factoren van invloed zijn, spelen de digitale vaardigheden een essentiële rol. Acht pijlers van digitale vaardigheden Aan de hand van dit model, lichtte ik vervolgens de acht pijlers van digitale vaardigheden toe aan de hand van een aantal praktijkvoorbeelden. In het Nederlands hebben wij daarvoor de volgende definities opgesteld: Creativiteit: Het gebruik van verbeelding en originele ideeën om iets te creëren; inventiviteit Samenwerken: De samenwerking met één of meerdere personen om iets te maken Kritisch denken en evalueren: De objectieve analyse en evaluatie van een gebeurtenis om een oordeel te vormen Cultureel & sociaal begrip: Zelfbewustzijn alsmede het respecteren van andere culturen Content verzameling: het proces van het verzamelen van relevante informatie ten aanzien van een onderwerp of interessegebied E-veiligheid: Beschermd zijn tegen schade of risico online, alsmede het niet veroorzaken daarvan Praktische- en functionele vaardigheden: Het feitelijk in staat zijn om een toepassing te gebruiken en de functionele waarde hiervan te benutten Communicatievaardig: Communicatie is het verlenen of uitwisselen van informatie door te spreken, schrijven of een ander medium te gebruiken. Met vaardigheden wordt bedoeld het bekwaam inzetten van communicatiemiddelen om een doel te bereiken De voorbeelden leverden herkenbare situaties op en een aantal leuke discussies tussen de aanwezigen. Zo geloofden de aanwezigen niet dat wij in een implementatietraject ook te maken hadden met een medewerker die geen e-mail kon versturen. Maar dit is (helaas) toch echt gebeurd! Inzetten op digitale vaardigheden We sloten af met een vragenrondje, waarbij één vraag er wat mij betreft uitsprong. ‘Hoe kun je als organisatie het niveau van de digitale vaardigheden van medewerkers bepalen en hier op een juiste manier op inspelen?’. Er zijn wat mij betreft verschillende mogelijkheden. Zo zijn er organisaties die door het afnemen van een ‘digi-vaardigheidstoets’ voorafgaand aan een implementatie inzicht bieden in de mate van digitale vaardigheden binnen je organisatie. Vanuit Onz365 hebben we ervaring met het meten van digitale vaardigheden ter voorbereiding op een klassikale training. Ook biedt de change management-methodiek van Prosci je verschillende handvatten om gedurende een implementatie de verandercyclus te sturen. Ben je benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen op dit gebied? We gaan graag met je in gesprek! Je kunt mijn presentatie hier nog eens terugkijken.   Sierd-Jan Jongsma

Meer lezen
Verslag eerste meetup Office 365 User Group Noord-Nederland

Verslag eerste meetup Office 365 User Group Noord-Nederland

Op dinsdag 5 maart vond de allereerste meetup van de Office 365 User Group Noord-Nederland plaats. Onz365 had de eer om de eerste host te zijn van het evenement.  Als locatie kozen we Business Park Crystalic in Leeuwarden. Voorafgaand aan de presentaties serveerde Koffie & Lunch het avondeten, niet geheel toevallig vaak onze lunchlocatie op vrijdag. Dat ze daar naast een uitstekende lunch ook een goed diner serveren, bleek uit de heerlijke lasagne en rijst met kipkerrie en salade. Dank voor een uitstekend verzorgde avond! Vanaf 18:00 uur begon het vol te lopen met de deelnemers van de meetup. Onder het genot van een hapje en een drankje werd er al snel contact met elkaar gemaakt. Leuk om te zien dat men elkaar al snel herkent van een opdracht uit het verleden of via andere beurzen. Het Noorden heeft zogezegd echt een ‘ons kent ons’ gemeenschap. Na het avondeten verzorgde Robert Wetting de aftrap en de eerste presentatie van de avond. Daarin stond de implementatie van SharePoint als samenwerkingsomgeving centraal, mét de menselijke maat. De Friese Elfstedentocht stond daarbij als metafoor centraal. Robert begon dan ook met een filmpje van de Tocht der Tochten in 1997, waarin de start in beeld wordt gebracht. Sommige schaatsers haasten zich naar het  ijs, binden (te) snel hun schaatsen onder en rijden het donker in, terwijl anderen meer/teveel tijd nemen om goede voorbereidingen te treffen en op weg te gaan. Dit komt ook bij implementaties vaak voor: ‘speed is key!’. Met andere woorden: pak het zorgvuldig aan, maar houd de snelheid erin! Aan de hand van de route langs de elf steden behandelde Robert vervolgens belangrijke onderdelen van een implementatie en lessons learned gebaseerd zijn projecten verschillende grote opdrachtgevers. Benieuwd hoe we uiteindelijk op de Bonkevaart aankwamen? Zijn slides zijn hier te vinden! Na een korte pauze volgde de presentatie van Daniël. Hij had als Microsoft MVP helemaal de moeite genomen om vanuit het Westen des lands naar Leeuwarden te komen om ons tips en tricks te geven over Flow en PowerApps, top! Zijn presentatie was om twee redenen erg interessant: enerzijds gaan de ontwikkelingen op het gebied van deze applicaties zo snel dat het bijna niet is bij te houden, tenzij je er zoals Daniel dagelijks mee bezig bent. Daarom gaf hij tips om zo goed mogelijk op de hoogte te blijven en droeg hij best practices aan bij een aantal van de laatste updates. Daarnaast was het erg leuk dat hij in een aantal demo’s liet zien hoe deze zeer uiteenlopende mogelijkheden ook praktisch toepasbaar zijn. Dat mist nogal eens in dergelijke presentaties en Daniel legt het juist erg goed uit! Benieuwd wat hij verder liet zien en welke media hij gebruikt om op de hoogte te blijven? Zijn slides vind je hier. We sloten de avond af met een het uitwisselen van ervaringen en het maken van vervolgafspraken. Daarbij boden direct een aantal organisaties zich aan als host voor het vervolg! Op dinsdag 6 juni is de volgende meetup. We zullen weer ons best doen voor twee leuke sprekers op een inspirerende locatie. Hopelijk tot dan! 

Meer lezen
Over (over)adoptie en governance

Over (over)adoptie en governance

Vorige week zag ik op aanraden van Robert een erg interessant webinar van Tracy van der Schyff. Deze Zuid-Afrikaanse is een bekend gezicht als het over Office 365 en user adoption gaat. Ze omschrijft zichzelf als Microsoft 365 katalysator, wat voor zover ik kan inschatten een goed beeld geeft. Het webinar gaat vooral in op de impact van digitale vaardigheden op user adoption, aan de hand van vijf onderwerpen: De ROI op het verbeteren van digitale vaardigheden; De evolutie die eindgebruikers met de juiste begeleiding kunnen doormaken op het gebied van zoeken en vinden; De switch die IT-support zou moeten maken van ‘problemen oplossen’ naar het creëren van een zelflerende organisatie; De manier waarop veel eindgebruikers naar vernieuwing in ICT aankijken; Dat er ook sprake kan zijn van ‘overadoptie’. Allemaal zeer interessante onderwerpen, waarover je stuk voor stuk talloze artikelen kunt schrijven. In plaats van dit webinar helemaal samen te vatten, zou ik je daarom aanraden een uurtje vrij te maken en er zelf naar te kijken! Voor het vervolg van dit blog licht ik ‘overadoptie’ eruit, een begrip dat mij erg triggerde. Tracy geeft aan dat veel organisaties worstelen met het realiseren van (een bepaalde mate van) gebruikersadoptie bij de invoering van Office 365.  Daarentegen komt zij soms ook voorbeelden van  ‘overadoptie’ tegen. Situaties waarin eindgebruikers zo enthousiast aan de slag gaan met de nieuwe mogelijkheden dat er – net zoals nu vaak op netwerkschijven – wildgroei ontstaat. Op de lange termijn gevolgd door onvindbaarheid, dubbele opslag en het gevoel ‘door de bomen het bos niet meer te zien’. Wat als iedereen zelf nieuwe Teams gaat maken, workflows en PowerApps creëert en SharePoint-sites volstopt met bibliotheken en mappen? Allereerst benadrukt Tracy het belang van goede governance. Organisaties moeten voorafgaand aan livegang richtlijnen, beheer en handhaving geregeld hebben om overadoptie te voorkomen.  Eindgebruikers moeten als het ware ‘tegen zichzelf in bescherming worden genomen’. Governance is echter een blijvend onderwerp van discussie. Organisaties willen in veel gevallen eindgebruikers zoveel mogelijk de ruimte geven om binnen de samenwerkingsomgeving de technologische mogelijkheden te benutten, anderzijds hebben zij te maken met organisatiekaders en wetgeving. Als eindgebruiker dien je je altijd aan bepaalde spelregels te houden, je bent onderdeel van een groter geheel. In dit spanningsveld is goed projectmanagement van essentieel belang! Zorg voor strakke richtlijnen t.a.v. goed gebruik en laat voordat je begint met implementeren het belang daarvan doordringen in alle lagen van de organisatie. En zorg er met technische maatregelen voor dat de governance (waar mogelijk) wordt afgedwongen en handhaaf actief waar dat nodig is. Bied daarbij gebruikers de (permanente) ondersteuning en begeleiding die zij nodig hebben en geef ze via een roadmap ook een doorkijkje naar de toekomstige mogelijkheden. Deze kan gericht zijn op de applicaties (‘nu SharePoint, straks Flow en PowerApps’) of op aanvullende rechten (‘nu als gebruiker zelf geen Teams maken, in de toekomst wel’). De wereld van Office 365 staat daarnaast nooit stil. Adoptie is daarmee niet eindig, maar een continu proces. SJO  

Meer lezen
Prettig kennismaken: Microsoft Success Event

Prettig kennismaken: Microsoft Success Event

Op 29 november organiseerde Microsoft een Success Event. De opzet was leuk en praktisch. Tijdens het event liet een vijftal partners zien welke goed werkende oplossingen zij in huis hebben om de adoptie van Office 365 bij klanten te vergroten. Dit in de vorm van korte pitches. Daarna was er gelegenheid om in de vorm van speeddates kennis te maken en te onderzoeken of er mogelijkheden tot samenwerken zijn. Voor Onz365 een uitgelezen kans om met deze vijf Microsoft-partners kennis te maken respectievelijk bij te praten. Hieronder een korte beschrijving van hun pitches. Wortell Wortell beet de spits af. In hun aanpak doorlopen zij drie fasen: Fixing the basics, Innovate to evolve, Where the magic happens. Nadat de basis voor de digital workplace op orde is gemaakt wordt aanvang gemaakt met het invoeren ervan. Als laatste stap volgt optimalisatie van de mogelijkheden die de Office 365 biedt. 1uur.nu 1uur.nu levert persoonlijke, praktijkgerichte ondersteuning op eigen werkplek. De begeleiding van de medewerkers is daarmee heel persoonlijk. Bas van Leur vertelde over hun Slim werken-scan waarin de huidige werkwijze geïnventariseerd wordt en er gekeken wordt naar gedrag en wensen m.b.t. hoe medewerkers in de toekomst wilt werken. Dus geen lukrake interventies,  maar heel gericht. OASE OASE is een dienst die de user adoption moet gaan vergemakkelijken. Dit doet OASE door 1000+ korte instructiefilmpjes en webinars aan te bieden, in de vorm van een clouddienst. Tevens kan de klant zelf filmpjes en webinars toevoegen. Op deze wijze kunnen ook leertrajecten aangeboden worden. Mooie feature welk ons opviel, is de mogelijkheid om instructiefilmpjes ook gedurende 48 uur met externen te kunnen delen. Zo kan kennisdelen zeker je samenwerking bevorderen. Rapid Circle Ook Rapid Circle heeft een eigen aanpak gedefinieerd voor de transitie naar de digitale werkplek. In hun opzet doen ze dit in vijf stappen, waarbij zij eerst een duidelijk vertrekpunt bepalen op basis van de visie en doelstellingen van de opdrachtgever. En met een duidelijke focus op verankering van de nieuwe wijze. Opvallend in hun aanpak is het gebruik van persona’s, waarbij tevens wordt gekeken naar computer- en digitale vaardigheden van deze fictieve personen. Motion 10 Motion 10 was de ‘hekkensluiter’ bij de vijf pitches. Geen gemakkelijke opgave, omdat een behoorlijk deel van voorbeelden reeds door de voorgangers was benoemd. Ook Motion 10 heeft een eigen aanpak ontwikkeld onder de naam Modern workplace framework. Daarbij verschuift de aandacht van technologie naar het succes van de eindklant. Mooi om te horen was de oproep van Rick de Vries om samen te werken om het gebruik van Office 365 te optimaliseren. Dit is niet langer weggelegd voor enkel IT-bedrijven. Maar uiteraard helpt Motion 10 er graag bij. Onze conclusie Ondanks de beperkte omvang was het voor Onz365 een zeer nuttig event. Microsoft heeft een duidelijke visie op het implementeren van Office 365. En dit is de aanpak zoals wij deze met Onz365 nastreven. Daarbij roept Microsoft haar partners nadrukkelijk op om actief te gaan partneren met partijen gespecialiseerd in change management en user adoption (zoals Onz365). Dit omdat, ook volgens Microsoft, deze samenwerking meer mogelijkheden in de markt oplevert dan wanneer de IT-leveranciers deze trajecten zelfstandig willen uitvoeren.

Meer lezen
Blog dag 2 Office 365 en SharePoint Connect

Blog dag 2 Office 365 en SharePoint Connect

Hier is dan eindelijk ons verslag van dag 2 op Office 365 en SharePoint Connect. Want ook tijdens deze tweede dag hebben we verschillende interessante presentaties bijgewoond.  Facebook never needed adoption, why does Office 365? Sasja Beerendonk verzorgde de eerste presentatie die we bezocht hebben op de tweede dag. Onze aandacht werd direct getrokken door de titel, zoals je wellicht al had verwacht. De praktijkverhalen van Sasja waren voor ons erg herkenbaar. Maar met de introductie van de PACE-methodiek waren we meteen klaarwakker. Daarbij staat PACE voor Prepare, Activate, Capitalize, Enhance. Tevens in het verhaal een aantal praktische voorbeelden met betrekking tot een Champions program en het oplossen van de mailproblematiek. Deze sessie kort samengevat: een praktische sessie met goede praktijkvoorbeelden, de introductie van een interessante methodologie en daarna een leuke kennismaking met Sasja. Bijgaand de link naar haar presentatie: https://www.slideshare.net/sasjabeerendonk1/facebook-never-needed-adoption-o365sp-connect-15-november-2018  Flowverload: The World’s Best Introduction on Microsoft Flow Ahmed Najjar a.k.a. the Flow Jedi had een presentatie waarbij verschillende Flow functionaliteiten uitgelegd aan de hand van praktische voorbeelden. Er is één praktisch voorbeeld dat we jullie niet willen onthouden. Op de momenten dat Ahmed van huis is, om presentaties in het buitenland geven, worden met behulp van Flow zijn manager, een communicatieverantwoordelijke én zijn vrouw op de hoogte worden gehouden wanneer – en hoelang – hij van kantoor of huis is. Microsoft Flow biedt hem de mogelijkheid om op één plek zijn afwezigheid bij te houden en ondertussen geautomatiseerd verschillende mails naar de juiste personen te versturen – inclusief reminders vlak voordat het evenement plaatsvindt. De conclusie die we uit te presentatie van Ahmed kunnen trekken is dat Microsoft Flow een ‘paraplu’-functie kan bieden binnen het Office 365 platform. Met behulp van Flow kunnen de mooiste functionaliteiten van verschillende applicaties worden gecombineerd om zo de eindgebruiker nóg beter te helpen met hun werkzaamheden! Pioneering Change in the Digital Workplace – Liz Sundet In een korte sessie introduceerde Liz het ADKAR model zoals dit toegepast wordt bij change management. Voor ons is dit een model wat we gebruiken in de uitvoering van onze opdrachten. Gezien de reactie en belangstelling van de deelnemers in de zaal is deze methodiek voor velen nog nieuw. How to run a search project  - Matthew McDermott Net zoals op de eerste dag hebben we ook de tweede dag een presentatie van Matthew McDermott bijgewoond. De presentatie ging over één van de krachtige eigenschappen van SharePoint, namelijk: SharePoint Search. Matthew focust tijdens zijn zoekprojecten, naast de techniek, ook gedeeltelijk op de eindgebruikers. Hierbij gaf hij verschillende tips zoals het bekijken van de zoekopdrachten die in SharePoint worden gedaan, maar ook om van verschillende woorden een taxonomie te maken zodat het zoekresultaat beter aansluit bij de zoekvraag. Daarnaast vertelde Matthew dat het krachtig is om het zoekresultaat af te stemmen op een specifieke gebruikersgroepen. Hierbij kun je denken aan het presenteren van specifieke afdelings-of bedrijfslocatie zoekresultaten. Erg leuke inzichten in de mogelijkheden van SharePoint Search en fijn om te horen dat de zoekwensen van de eindgebruikers hierin een plek kunnen krijgen.

Meer lezen
Blog dag 1 Office 365 en SharePoint Connect

Blog dag 1 Office 365 en SharePoint Connect

Vanochtend vroeg uit het Noorden des lands vertrokken om op tijd aanwezig te kunnen zijn bij de eerste sessies van Office 365 & SharePoint Connect in Haarlem. Zoals we in een vorige blog bespraken stonden er een flink aantal interessante sessies op het programma. Hierbij onze samenvatting van dag 1.  Joseph Byrne – 5 pillars of migrating your SharePoint  Joseph Byrne behandelde in zijn presentatie een voor Christian zeer herkenbaar onderwerp: de migratie van SharePoint. Zijn presentatie doorliep de vijf fases uit een migratiestrategie:   Discovery   Deze fase is essentieel om de scope van jouw project te bepalen. Je bekijkt het soort content dat moet worden gemigreerd en ook de hoeveelheid. Daarnaast bekijk je wáár alle content is geplaatst. Betreft het hier alleen SharePoint-sites op de ‘oude’ omgeving of ook netwerkschijven en/of Dropbox en Google Drive? Neem hier genoeg tijd voor en vraag de business.   Planning Na de verkenningsfase stel je de planning op. Hier bepaal je ook de migratietool, want deze bepaalt ook hoe lang je migratietraject gaat duren. Joseph gaf hierbij ook verschillende zaken om je planning goed in kaart te brengen:  Is alle informatie die je over moet zetten relevant om te migreren of kan het ook worden weggegooid? Moet alle metadata worden bewaard, welke migratietool heb je daarvoor nodig?   Wil je dat de migratie handmatig worden gedaan of wil je het automatisch laten uitvoeren?  Is de content zodanig groot dat er een ‘delta’ moet worden gedaan?   In de planningsfase is het ook van belang om een testmigratie te doen. Tijdens de testmigratie kom je erachter hoe lang de migratie daadwerkelijk duurt, breng je eventuele technische knelpunten in kaart, maar kom je er ook achter hoe de migratie binnen de organisatie landt.   In de planningsfase werd, gelukkig, ook een onderwerp aangestipt waar wij voor staan, namelijk: de gebruiker. Houd tijdens je planningsfase rekening met de gebruiker, want een migratie is niet alleen een technische aangelegenheid. Het is het essentieel om bij de business de juiste verwachtingen over doorlooptijd, resultaat en impact te creëren. Na de migratie krijgt de eindgebruiker namelijk niet exact dezelfde werkomgeving als in de oude situatie.  Om te testen of de planning realistisch is, voer je de migratie allereerst bij een pilotgroep uit.   Execute Voer de migratie uit volgens je planning. Hierbij moet er rekening worden gehouden met zaken waar je tijdens de testmigratie wellicht niet achter bent gekomen, Joseph gaf hierbij het voorbeeld dat de migratie van content niet zo snel gaat als verwacht, dit kan komen door de volgende zaken:  Binnen de organisatie zijn firewalls actief die de bestanden blokkeren,   Er zijn proxy’s niet goed ingesteld;   Het antivirusprogramma scant alle items die worden geüpload.  Evaluate Na elke migratie is het van belang om je acties te evalueren, ging alles zoals verwacht, worden er nog meer acties verwacht van mij, of mijn team, om het migratieproces te versnellen? Gebruik deze fase om je eigen werkproces te evalueren.   Adopt and manage  Deze fase tijdens het migratie is wat ons betreft de belangrijkste. In deze fase zorg je ervoor dat de verandering na – en tijdens – de migratie wordt gemanaged. Zorg hierbij dat na de migratie de oude opslagomgevingen worden uitgezet en de eindgebruikers worden getraind. Zonder aandacht te besteden aan deze fase is volgens Joseph je project geen succes. Als laatste toevoeging werd aangegeven dat na de migratie goed moet worden gemonitord of de nieuwe SharePoint-omgevingen goed worden gebruikt. Dit kun je onder andere doen door te kijken naar feitelijk gebruik van de SharePoint-sites.    Christina Wheeler – Getting started with PowerBI  Getting started with Power BI door Christina Wheeler was voor Christian een workshop dat hem direct blij maakte. Bij andere opdrachtgevers is Christian al meerdere keren in aanraking gekomen met Power BI, dus eigenlijk was ‘getting started’ niet écht bij hem van toepassing. Toch werd Christian meegenomen in het boeiende verhaal van de mogelijkheden van Power BI. Tijdens de demo werden genoeg zaken aangedragen waar jullie binnenkort van Christian verschillende showcases mogen verwachten, wordt vervolgd!   Marcel Alberts – Office 365 user adoption at Vodafone Ziggo  Marcel Alberts nam ons in zijn presentatie mee in het implementatietraject van Office 365 bij Vodafone Ziggo (ongeveer 15.000 medewerkers in Nederland). Hij hield zich hier bezig met het onderwerp user adoption en vertelde over de do’s-and-don’ts bij deze organisatie.   Zo gaf hij praktische tips over het opstellen van een communicatieplan, het begeleiden van ‘champions’ in de organisatie en het verlenen van support. Zo werkte het proactief begeleiden van deze enthousiaste groep gebruikers uitstekend, het dragen van een ‘champion’-polo’s is echter niet erg geaccepteerd in Nederland (“in Engeland werkte dit wel!”). Ook hield het adoptieteam bij deze organisatie zich gericht bezig met het opzetten van training-/ondersteuningsfilmpjes waarin gebruikers werden meegenomen in de functionaliteiten van het platform en adviseerde Marcel over proactieve communicatie (korte presentaties in de lunchpauze bijvoorbeeld). We zagen hierbij goede voorbeelden van allerhande communicatiematerialen als filmpjes, banners en roadmaps, leuk om te zien.   Eric Riz – Good to great SharePoint governance  De presentatie van Eric Riz is genaamd “Good to Great governance”. Eric had in vergelijking met de andere presentaties een meer beschouwend en theoretisch verhaal. Een verhaal wat ons zéér aansprak omdat ook wij van mening zijn dat je zo vroeg mogelijk met Governance moet beginnen. Een korte samenvatting van Eric’s verhaal:  Governance first, waarbij o.a. rollen, gebruikersgroepen, app’s en platform duidelijk beschreven zijn;  Heldere IT-strategie, waar vanuit duidelijk richting wordt gegeven aan governanceplan. Maar wat ook richting geeft aan (nieuwe) IT-initiatieven;  Beschrijf voor verschillende onderdelen van de governance de ‘best practice’ als gewenste oplossing;  Communiceer duidelijk over de inhoud van het governance plan.  Een overzicht van onderwerpen welke in een governance plan kunnen terugkomen (zonder uitputtend te zijn):  User Experience;  Work management;  Cloud;  App model;  (Document)lifecycle;  Content;  Managing applications;  Compliance;   Business Information;  Search.  Maarten Eekels – A unified approach to personal happiness in Microsoft Teams  Maarten Eekels had een prima korte presentatie over Teams: ‘A unified approach to personal happiness in Microsoft Teams’. De titel wellicht wat overtrokken (dat was (ook) zijn eigen mening;-) maar daarom niet minder goed. Zijn tips om je gebruik van Teams een stuk aangenamer te maken:   Verwacht je response van iemand anders gebruik dan de @mention;  Verwacht niet dat je post gelezen wordt tenzij je deze persoon door jou is @mentioned;  @mentions kunnen naast personen ook voor Teams en Kanalen;  Voor persoonlijk gerichte vragen gebruik je de chat functionaliteit;  Begin een nieuw gesprek binnen je Team altijd met duidelijke omschrijving van het onderwerp;  Volg je belangrijke kanalen zodat je alle activiteit te zien krijgt in je activiteiten overzicht;  Stem je notificaties af op je eigen wensen;  Controleer vóór het aanmaken van een nieuw Team altijd eerst of er al een Team beschikbaar is voor het onderwerp waarvoor jij het wilt aanmaken;  Help elkaar om het juiste gebruik van Teams in je organisatie te borgen;  Gebruik zowel de desktop als de mobile client voor je werkzaamheden;  Zorg ervoor dat het gebruik van Teams en het checken van je activiteiten overzicht onderdeel gaat uitmaken van je dagelijkse routine;  Stop met mailen en gebruik in plaats hiervan de conversaties in de Chat.  Wil je zijn tips nog eens uitgebreid nalezen? Je vindt ze via deze link: https://bit.ly/2OJKRQS     Morgen meer informatie over Office 365 & SharePoint Connect 2018! 

Meer lezen
Verandermanagement en user adoption maakt onze SharePoint-implementatie onnodig duur. Laat dat maar achterwege.

Verandermanagement en user adoption maakt onze SharePoint-implementatie onnodig duur. Laat dat maar achterwege.

Vorige week sprak ik een manager die kort geleden was overgestapt naar SharePoint Online. Dit als vervanger van de reeds bestaande SharePoint 2010-omgeving. Hij vond het helemaal niets! Hij, noch zijn mensen konden er fatsoenlijk mee werken. “Is er dan geen aandacht voor het gebruik en de gebruikersacceptatie (user adoption)?”, vroeg ik. “Veel te duur en overbodig. We werken immers iedere dag op onze laptop.”, was zijn reactie. Waarom is aandacht voor gebruik en gebruikersacceptatie nodig? Die vraag zou ik willen beantwoorden met een wedervraag nl. “Waarom zou je een applicatie gaan gebruiken wanneer je er de toegevoegde waarde niet van ziet?” Vaak is het antwoord op deze laatste vraag te vinden in de ambities en doelstellingen van een organisatie. Denk o.a. ambities op het gebied van samenwerken (met andere partners) of kennisdeling. Maar nog te vaak wordt vergeten deze boodschap te communiceren en wordt de SharePoint oplossing ‘over de schutting gegooid’ bij afdelingen. Als mijn organisatie hier mee wil werken moet het wel werkbaar en herkenbaar zijn voor de medewerkers! In deze behoefte zul je de mensen mee moeten nemen. Dit gaat je niet enkel lukken door trainingen op het gebied van SharePoint te (laten) verzorgen. Je zult pas succesvol invulling geven aan de implementatie wanneer je weet te voorzien in de specifieke (kennis)behoeften van je medewerkers. En deze liggen maar al te vaak niet op het gebied van SharePoint-training. Vaak ervaren wij in onze trajecten een gebrek van computervaardigheid[1], niet te verwarren met de digitale vaardigheid[2], waarover nog wel eens geklaagd wordt. Reik niet alleen nut en noodzaak aan. Lever ook de benodigde kennis en vaardigheden mee die je medewerkers nodig hebben en stel ze in de gelegenheid om deze zich eigen te maken. Aandacht voor gebruik en gebruikersacceptatie vormt een onderdeel van het verandermanagement (change management). Een dergelijk traject doorlopen bij de uitrol van je SharePoint-omgeving maakt het uiteindelijk daardoor een stuk duurder zou je dus zeggen. Maar dit is onjuist. Het goed inzetten van verandermanagement is de kans dat je SharePoint-implementatie succesvol wordt zes keer groter. En 70 procent van de projecten waarbij goed verandermanagement werd ingezet bleef binnen tijd en budget. Mijn conclusie is dat aandacht voor gebruik en gebruikersacceptatie bij SharePoint-implementaties absoluut noodzakelijk is. Wanneer dit geen onderdeel is van het project wordt het twijfelachtig of de gewenste projectresultaten behaald zullen worden. En dat is toch wat iedere manager wil? Dat de gewenste resultaten worden bereikt binnen tijd en budget. Bovendien is een investering in een SharePoint-omgeving die je medewerkers vervolgens helemaal niet gebruiken nog vele malen duurder. [1] Het vermogen om computers en gerelateerde technologie efficiënt te gebruiken, met een scala aan vaardigheden die niveaus dekken van elementair gebruik tot programmeren en geavanceerde probleemoplossing. [2] Het vermogen om effectief en kritisch te navigeren, te evalueren en informatie te creëren met behulp van een reeks digitale technologieën. Het vereist kennis en inzicht van de mens om dit te herkennen en te gebruiken.

Meer lezen
Onz365 en Prosci® Change Management

Onz365 en Prosci® Change Management

In oktober heb ik het internationaal erkende certificaat Prosci® Change Management Practitioner gehaald. Deze Prosci® methodiek faciliteert om een veranderproces effectief te (bege)leiden qua aanpak, rollen en  instrumenten. In dit blog licht ik de Prosci® werkwijze nader toe en geef inzicht in de noodzaak van change management bij de invoering van Office 365. Onz365 staat voor het implementeren van Office 365 mét de menselijke maat. Maar wat willen we hier nu eigenlijk mee zeggen? Wij vinden dat de keuze voor de passende onderdelen van Office 365 en het juiste gebruik ervan meer aandacht verdient en daarom ook beter kan. Op deze wijze kan een organisatie optimaal profiteren van de vele mogelijkheden die Office 365 biedt. Deze overtuiging vormde een aantal jaren terug het vertrekpunt voor hetgeen Onz365 nu voor staat. Voor Microsoft werd change management een essentiële competentie om inkomsten te kunnen blijven genereren op het moment dat het de overstap maakte naar licentiemodellen op basis van een abonnementsvorm Office 365 en de bijkomende Cloud services. Succesvolle implementaties van o.a. Office 365 kunnen nu enkel nog gerealiseerd worden door duurzame waarde te creëren voor de klant, zodat deze de software gedurende langere tijd blijft gebruiken. Om hier invulling aan te geven heeft Microsoft gekozen voor de Prosci® methodiek. Door de Prosci® methodiek in te zetten wordt de kans op een succesvolle implementatie van Office 365 vele malen groter. Zo wordt de kans dat de beoogde doelstellingen van de implementatie daadwerkelijk bereikt worden zes keer zo groot. Tevens blijven de projecten waarbij dit change management goed is toegepast veel vaker binnen het gestelde budget en binnen de voor de implementatie gestelde tijd. En welke opdrachtgever wil nu niet een succesvol project draaien dat ook nog eens binnen budget en tijd blijft! Prosci®’s missie is organisaties te helpen hun verandervermogen en verandercompetenties te versterken. De naam van Prosci® is een samenvoeging van de woorden professional en sciences, die de wetenschappelijke onderbouwde en resultaatgerichte aanpak uitdrukken. Het Prosci® 3-fasen proces biedt een heldere structuur om veranderingen in de organisatie te plannen en door te voeren. Preparing for Change, Managing Change, Reinforcing Change™ zijn de drie fasen van een gestructureerde aanpak, die de evenknie van Prince2 of PMP is, voor de people side of change. Het Prosci® 3-Fasen Proces biedt allerlei instrumenten en templates om doelen, mensen en de veranderinzet aan elkaar te relateren, zodat het Change Management Plan wordt toegespitst op, en geschaald naar de organisatie. Maar organisaties veranderen niet. Mensen veranderen wel – als ze daar tenminste toe besluiten. Het Prosci® ADKAR® Model is gericht op het individuele veranderingsproces dat medewerkers doormaken bij veranderingen. Het model wordt wereldwijd toegepast en is zo eenvoudig te begrijpen en te gebruiken dat het een defacto standaard geworden is. Het Prosci® ADKAR® Model beschrijft heldere stappen om barrières te identificeren en weg te nemen, weerstand vroegtijdig te onderkennen en aan te pakken, medewerkers bij het veranderproces te betrekken en de resultaten zeker te stellen. Binnenkort zullen we bij Onz365 allemaal certified Prosci® Change Management Practitioner zijn. En de methodiek wordt in alle relevante producten en diensten die wij leveren doorgevoerd. Op deze wijze helpen wij onze opdrachtgevers aan Office 365 mét de menselijke maat. En zorgen wij ervoor dat zij op termijn het optimale rendement halen uit de inzet van Office 365. RW Bron:  https://www.tpsoc.nl/de-prosci-methodiek/ https://www.tpsoc.nl/kennis/success-spotlight-leader-of-change-management-at-microsoft/

Meer lezen
Implementatie bij Gemeente Den Haag Dienst Stedelijke Ontwikkeling afgerond

Implementatie bij Gemeente Den Haag Dienst Stedelijke Ontwikkeling afgerond

In het voorjaar van 2017 besloot de Gemeente Den Haag tot de organisatiebrede uitrol van SharePoint. Op 2 april startte ik daarom met een projectteam vanuit het programma Digitaal Samenwerken met de implementatie bij de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO). Doelstelling Het beoogde resultaat: voor de ongeveer 800 medewerkers van DSO een samenwerkingsplek op SharePoint creëren, binnen de geldende kaders van de organisatie en met standaard SharePoint-functionaliteit, (waar mogelijk) ter vervanging van de netwerkschijven. En daarbij zo goed mogelijk faciliteren in opleiding en begeleiding. Een project met aanzienlijke impact voor alle eindgebruikers, extra complex door de samenhang met de migratie van content uit een uit te faseren DMS naar SharePoint. Aanpak en resultaat Om een optimale service te bieden aan de betreffende medewerkers en ook voldoende ruimte te bieden voor een gedegen informatieanalyse en inrichting van het platform, ontwikkelden wij vooraf een standaard aanpak. Iedere afdeling van DSO doorliep in de afgelopen anderhalf jaar een viertal fasen (van intake tot ingebruikname en overdracht), waarbij veel aandacht was voor communicatie, analyse, opleiding en ondersteuning. Door een goede samenwerking tussen ons concernprogramma en vertegenwoordigers vanuit de dienst behaalden we de volgende resultaten: Er zijn voor DSO 741 SharePoint-sites ingericht, waarop de DSO-ers (ook met collega’s van andere diensten) samenwerken; Meer dan 80% van de medewerkers volgde een klassikale training Digitaal Samenwerken of (gedeeltelijk) de digitale leerweg; Het implementatieteam begeleidde meer dan 800 medewerkers d.m.v. werkplekondersteuning, gezamenlijke startsessies en het beantwoorden van vragen. Cijfers waar we trots op zijn! Dat vierden we op dinsdag 29 oktober met een gezellige borrel in Den Haag, waarbij ik namens het implementatieteam kort stilstond bij het intensieve, soms lastige, maar vooral ook leuk traject. Vervolg Daarnaast keken we naar de toekomst. Dat de uitrol is afgerond, betekent namelijk niet dat de ontwikkeling van Digitaal Samenwerken stilstaat. Het komende jaar zal bijvoorbeeld in het teken staan van de doorontwikkeling in functionaliteit en de overgang naar SharePoint Online. Zo blijft de gemeente doorgroeien naar een volledige digitale werkplek. Ons implementatietraject was daarin een goede eerste stap. Een beheerteam gaat zich vanuit het programma nu bezighouden met aanvullende service en ondersteuning, zodat het implementatieteam zich volledig kan focussen op de uitrol bij de dienst Stadsbeheer. Deze is inmiddels in volle gang, daarover binnenkort meer! Ik wil hierbij  nogmaals alle betrokkenen van harte bedanken voor hun inzet, sturing, enthousiasme en kritische blik tijdens het implementatietraject. De samenwerking tussen dienst en het concernprogramma Digitaal Samenwerken was een zeer belangrijke factor bij het behalen van dit resultaat. Sierd-Jan Jongsma

Meer lezen
Trainingen Onz365 november 2018

Trainingen Onz365 november 2018

Wil je als adviseur of beslisser meer inzicht krijgen in de mogelijkheden voor slimmer samenwerken? Ben je jezelf aan het oriënteren op een implementatiestrategie of benieuwd naar manieren waarop methodieken uit verandermanagement je daarbij kunnen helpen? Of ben je als Microsoft-partner op zoek naar een verbinding tussen mens en techniek? Dan zijn onze trainingen wat voor jou! Inhoud en data -          SharePoint voor digitaal samenwerken en archiveren – Een basistraining om de belangrijkste elementen van SharePoint in praktijk te leren kennen en toepassen. Wordt georganiseerd op vrijdag 16 november.  -          SharePoint implementeren mét de menselijke maat – In deze training nemen we je mee in het ontwikkelen van een implementatiestrategie voor SharePoint en de praktische uitvoering daarvan. Gaat plaatsvinden op vrijdag 23 november. -          Office 365 mét user adoption – Deze training gaat in op verschillende methodieken om gebruikers zo goed mogelijk te betrekken bij de ontwikkeling en inrichting van Office 365. Organiseren wij op vrijdag 30 november. Deze sessies zijn afzonderlijk te volgen, maar sluiten ook op elkaar aan. Meer informatie over de inhoud vind je bij de informatiepagina van iedere training. Duur, locatie en kosten Iedere training duurt een dag en kost 475 euro, inclusief catering en cursusmateriaal. Locatie is het WTC Hotel in Leeuwarden. Op aanvraag en bij groepen groter dan vijf personen kunnen wij een in company-sessie verzorgen. Inschrijvingen Inschrijven kan via de informatiepagina van iedere training, maar ook door te mailen naar info@onz365.nl. We hopen je te zien bij onze trainingen!

Meer lezen
Office 365 Connect: wij zijn erbij!

Office 365 Connect: wij zijn erbij!

Van 13 t/m 15 november zijn wij aanwezig bij het jaarlijks terugkerende event Office 365 & SharePoint Connect in Haarlem! Er staan weer een groot aantal interessante sessies op het programma. Hierbij alvast een vooruitblik op een aantal in het oog springende sessies. Jasper Oosterveld is een bekend gezicht bij dergelijke evenementen en staat zelfs met drie verschillende sessies in Haarlem. Hij zal hierin vooral ingaan op het implementeren van een digitale werkomgeving via Microsoft 365, de social-functies binnen het platform en de samenhang tussen SharePoint, Teams en OneDrive als het gaat over samenwerken. Op het oog interessante sessies, waarvan wij er zeker een paar zullen bijwonen! Een interactieve workshop – Bring your laptop! – waar wij naar uitkijken is ‘Learn PowerApps and Microsoft Flow in a day’ van Serge Luca en Ahmed Najjar. Hoewel wij bij klanten de functionaliteit van Flow al inzetten en intern gebruik maken van PowerApps, zijn we benieuwd of we hier nieuwe kennis kunnen opdoen. Omdat we altijd erg geïnteresseerd zijn in de invloed van de eindgebruiker op de functionaliteiten van het Office 365-platform, zijn we ook benieuwd naar de sessie van Vesa Juvonen. Hij zal ingaan op de manier waarop de SharePoint-community helpt de toekomst te bepalen. Die sessie heeft waarschijnlijk raakvlakken met de presentatie van Patrick Guimonet, waarin de productiviteit van medewerkers bij het gebruik van Microsoft 365 centraal staat. Interessant om te zien of wij hier nieuwe ideeën voor onze klanten kunnen opdoen. Security and compliance is een steeds terugkerend thema, zoals Liz Sundet aangeeft, en we zijn dan ook benieuwd welke ervaringen zij met ons kan delen. Vorig jaar volgden we bij haar een zeer interessante sessie over user adoption, dus de verwachtingen zijn hoog! Marcel Alberts zal zijn ervaringen t.a.v. user adoption bij VodafoneZiggo delen. We zijn heel benieuwd naar de manieren waarop het platform daar is neergezet en vooral welke rol gebruikersadoptie nu echt speelt. Zal dat overeenkomen met onze eigen ervaringen? Verder zijn de lessons learned uit dit traject voor ons waarschijnlijk heel waardevol. We houden jullie tijdens het evenement op de hoogte van onze bevindingen en na 15 november volgt vanzelfsprekend een verslag. Wordt vervolgd!

Meer lezen
Uitslag poll: Hoe vaak ben jij met werk bezig tijdens je vakantie?

Uitslag poll: Hoe vaak ben jij met werk bezig tijdens je vakantie?

In ons laatste blog ‘Hoe werkintensief was jouw vakantie’ gingen wij in op de verhouding tussen vakantie en werk. Daarbij stelden wij via Twitter de vraag hoe vaak jullie met werk bezig zijn tijdens je vakantie. Uit de poll is gebleken dat van de respondenten het grootste percentage (40%) bij noodgevallen met werk bezig is, terwijl ook alle andere opties werden aangegeven: Iedere dag (20%) Een paar per week (20%) Bij noodgevallen (40%) Niet (20%) We zijn benieuwd of deze poll volgend jaar dezelfde verhoudingen oplevert… Bedankt voor het stemmen!

Meer lezen
Blog: Hoe werkintensief was jouw vakantie? Stem mee via Twitter

Blog: Hoe werkintensief was jouw vakantie? Stem mee via Twitter

Wat hebben jullie gedaan in de vakantieperiode? We hebben ook dit jaar weer allerlei varianten voorbij horen komen: van een treinreis door Europa tot een bezoek aan het Hard Rock Café in Miami, een boek lezen aan het Spaanse strand of juist op een camping in het zonnige Nederland, wijngebieden in Frankrijk bezoeken of kitesurfen in Portugal. Waar de één graag een actieve vakantie heeft, doet de ander juist liever rustig aan. En velen zoeken een combinatie van beiden. Ook de rol die werk in de vakantieperiode speelt, verschilt per persoon. Door de huidige technische mogelijkheden van bijvoorbeeld Office 365 is het vaak mogelijk om plaats- en tijdsonafhankelijk te werken. Nog even een memo afmaken en delen, voordat je vertrekt? Langs het zwembad gauw je mail checken om te zien of alles goed verloopt? Een belletje of Skype-overleg in het buitenland? Het kan! Dat het kan, wil natuurlijk niet zeggen dat het ook moet. Hoewel het erg handig is om op ieder moment en op iedere plek bij informatie te kunnen en flexibiliteit een steeds belangrijker component van ons werk is, vindt niet iedereen het wenselijk om altijd bereikbaar te zijn. Zo kiezen veel collega’s, kennissen en familie ervoor om hun werktelefoon niet mee te nemen op vakantie, dragen zij al hun werkzaamheden over aan collega’s en laten tijdens hun vakantie  ‘de boel, de boel’. En misschien is dat ook wel goed om echt tot rust te komen. Anderen zijn de eerste dagen van hun verlof toch thuis aan het werk om nog wat zaken af te ronden, zodat ze juist met een gerust gevoel vakantie kunnen vieren en hebben nog mailcontact vanaf hun vakantieadres. Ook dat kunnen we goed begrijpen. Juist het gevoel van bereikbaarheid en betrokkenheid geeft soms wel ontspanning. Al is er soms ook wel een waarschuwing van de partner in kwestie nodig om niet teveel met werk bezig te zijn. De technologische veranderingen stellen ons kortgezegd in staat om productiever te zijn, op andere plekken dan op kantoor te werken en minder tijdsgebonden ons werk af te maken. Anderzijds zorgt dit misschien wel voor een hoger verwachtingspatroon, meer werkdruk, stress en daardoor minder productiviteit. We vragen ons af hoe jullie omgaan met dit dilemma en op welke manier jij ‘werkt’ tijdens je vakantie en waarom. Wij zijn er in ieder geval even lekker tussenuit geweest! Laat je ons via Twitter weten hoe werkintensief jouw vakantie was? Stemmen kan hier!

Meer lezen
Hoe wij een klant hebben geholpen de functionaliteiten van O365 zo in te zetten dat het hen helpt met de AVG

Hoe wij een klant hebben geholpen de functionaliteiten van O365 zo in te zetten dat het hen helpt met de AVG

Eén van onze klanten had een concrete vraag:  ‘Hoe kunnen de applicaties in het Office 365-pakket ons helpen, maatregelen te treffen over de zaken die de AVG van ons vraagt?’  Na doorvragen hebben wij samen met de klant een scope kunnen realiseren. Ze waren benieuwd hoe de applicaties in het Office 365 pakket hen kon helpen om maatregelen te treffen omtrent het ontvangen van sollicitatiebrieven en CV's. De AVG heeft hier namelijk 'nieuwe' regels voor opgesteld. Namelijk: 'CV’s en sollicitatiebrieven mogen maximaal vier weken worden bewaard door organisaties. De vier weken bewaartermijn mag worden verlengd wanneer de sollicitant hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven, dit mag dan maximaal één jaar zijn. Hierna moeten de documenten alsnog worden vernietigd.'  Bronsite.  Door de inzet van verschillende applicaties kan vernietigen van CV’s en sollicitatiebrieven worden geautomatiseerd, hierdoor hoeven medewerkers geen verschillende handelingen te verrichten en daardoor wordt de kans op verkeerd handelen gereduceerd.     Op basis van de wens van de klant en de uitspraken van de Autoriteit Persoonsgegevens hebben wij de volgende applicaties en functionaliteiten gekozen om de klant hierbij te helpen: Microsoft Flow, Shared Mailbox van Exchange Online en retentie policy’s binnen SharePoint Online.   Voor onze klant hebben we een functionele omschrijving opgesteld en wordt binnenkort aan de betrokkenen een gerichte training gegeven, daarna gaat de oplossing in productie. Met onze hulp kan nu worden aangetoond dat men compliant is met de nieuwe AVG, en dat met de standaard Office 365 applicaties waartoe de organisatie toch al toegang had!   Ook benieuwd naar de oplossing en hoe het Office 365-pakket jou hierbij kan helpen? Neem dan contact met ons op!  

Meer lezen
Trainingen Onz365 september 2018

Trainingen Onz365 september 2018

Wil je als adviseur of beslisser meer inzicht krijgen in de mogelijkheden voor slimmer samenwerken? Ben je jezelf aan het oriënteren op een implementatiestrategie of benieuwd naar manieren waarop methodieken uit verandermanagement je daarbij kunnen helpen? Of ben je als Microsoft-partner op zoek naar een verbinding tussen mens en techniek? Dan zijn onze trainingen wat voor jou! Inhoud en data -          SharePoint voor digitaal samenwerken en archiveren – Een basistraining om de belangrijkste elementen van SharePoint in praktijk te leren kennen en toepassen. Wordt georganiseerd op donderdag 13 september.  -          SharePoint implementeren mét de menselijke maat – In deze training nemen we je mee in het ontwikkelen van een implementatiestrategie voor SharePoint en de praktische uitvoering daarvan. Gaat plaatsvinden op donderdag 20 september. -          Office 365 mét user adoption – Deze training gaat in op verschillende methodieken om gebruikers zo goed mogelijk te betrekken bij de ontwikkeling en inrichting van Office 365. Organiseren wij op donderdag 27 september. Deze sessies zijn afzonderlijk te volgen, maar sluiten ook op elkaar aan. Meer informatie over de inhoud vind je bij de informatiepagina van iedere training. Duur, locatie en kosten Iedere training duurt een dag en kost 475 euro, inclusief catering en cursusmateriaal. Locatie is het WTC Hotel in Leeuwarden. Op aanvraag en bij groepen groter dan vijf personen kunnen wij een in company-sessie verzorgen. Inschrijvingen Inschrijven kan via de informatiepagina van iedere training, maar ook door te mailen naar info@onz365.nl. We hopen je te zien bij onze trainingen!

Meer lezen
Blog: Talk in an Elevator Day

Blog: Talk in an Elevator Day

Wist je dat er voor de gekste onderwerpen wel ‘een dag’ bestaat? Zo was het op 30 januari Badeenddag, 15 februari Dag van de betaalde liefde dag en 7 mei de dag van het Naakt tuinieren. ‘Dat u het maar even weet’. 25 juli staat bekend als de Talk in an Elevator dag, wat mij deed denken aan een onderwerp dat ik vaker zie terugkomen: de Elevator Pitch. Met andere woorden, kun jij in een tijdbestek van 30 seconden aan een ander uitleggen wat jouw werk inhoudt en hoe jij je binnen je vakgebied onderscheidt? Ik weet niet of het je het weleens hebt geprobeerd, maar op een verjaardagsfeestje heel kort wat uitleggen over ons vakgebied, vind ik soms toch best lastig! Ik vertel dan dat we met Onz365 organisaties helpen met slimmer samenwerken op basis van Office 365, maar dat we geen ICT-bedrijf zijn. We houden ons bezig met verandermanagement op het gebied van Office 365, richten ons specifiek op user adoption en de ‘menselijke kant’ van ICT. Deze denkwijze komt tot uiting in adviesopdrachten, projecten voor implementatie, het geven van trainingen, etc. Toch best een helder verhaal? Maar eerlijk gezegd vraag ik me altijd wel af of de ontvangende partij in het gesprek er ook zo over denkt. Het blijft toch best abstract en soms volgen zelfs wat sceptische reacties. ‘Jullie implementeren Office 365? Daar werken wij ook mee. Wat een …systeem is dat zeg!’. ‘Dus je werkt eigenlijk in de ICT’ ‘Maar jij hebt toch geschiedenis gestudeerd? Hoe ben je hier zo in terechtgekomen?’ Klinkt e.e.a. bekend? Maar nu – op de officiële Talk in an Elevator dag – schiet me te binnen: juist deze reacties illustreren goed waar we veel mee bezig zijn. Office 365 biedt ontzettend veel mooie mogelijkheden voor organisaties, maar veelal staat niet iedere organisatie of iedere medewerker te springen om veranderingen. Of om iemand die hen komt vertellen dat er efficiëntievoordelen zijn te behalen als je je werk op een andere manier organiseert. Soms (of vaak) hebben medewerkers negatieve ervaringen met eerdere implementaties of zijn ze bevooroordeeld, doordat ‘weer een externe komt vertellen hoe ik mijn werk moet doen’. Juist deze onderwerpen en situaties spelen een belangrijke rol in ons dagelijks werk met implementeren, analyseren en trainen. Daarentegen horen we gelukkig ook vaak positieve reacties en zijn mensen enthousiast om de transitie naar digitaal (samen)werken te maken. En ook die reactie krijg ik regelmatig als ik vrienden of familie vertel wat ik doe. De verschillende reacties zijn met andere woorden overeenkomstig met de uiteenlopende doelgroepen wij in ons werk tegenkomen. Uiteindelijk pas ik veelal – onbewust – mijn ‘pitch’ al doende aan, aan de doelgroep. Wat ook weer raakvlakken vertoont met de manier waarop wij gebruikersadoptie (onder andere) proberen te stimuleren. Zorg ervoor dat je je eindgebruikers niet over één kam scheert, houd rekening met verschillen in achtergrond, niveau, leeftijd en veranderingsbereidheid. Inmiddels hebben wij daarvoor uiteenlopende methodieken in ons palet. Kortom: een moment van bezinning. En dat allemaal dankzij ‘Talk in an Elevator dag’. Ik ben benieuwd welke inspiratie de volgende ‘dag’oplevert. Wordt vervolgd…

Meer lezen
Blog: SharePoint Saturday 2018

Blog: SharePoint Saturday 2018

Flow like a rockstar  Tijdens de demo van Daniel Laskewitz werden we meegenomen in de mogelijkheden van Microsoft Flow in combinatie met PowerApps. Eén van de demo's liet zien hoe je, met behulp van Microsoft en PowerApps, de aanvraag van vakantiedagen kunt vereenvoudigen.   Ook liet Daniël zien dat PowerApps goed is te integreren in de modern teamsite van SharePoint Online. Een leuke ontwikkeling die zeker door ons in de gaten wordt gehouden!   Get the most out of Microsoft Teams   Door Jasper Oosterveld werden we meegenomen in de mogelijkheden van Microsoft Teams. Hoe werkt de chat functionaliteit en welke andere mooie features heeft Teams? Jasper had op alle verschillende vragen, al dan niet met toevoeging uit het publiek, antwoord. Ook werd door Jasper aangegeven dat het binnen een afzienbare tijd mogelijk is om een volledige SharePoint Online integratie, met metadata, in Microsoft Teams te krijgen. Mooie ontwikkeling want op deze manier combineer je de beste kwaliteiten van twee applicaties, namelijk de laagdrempeligheid van Teams en de mogelijkheden tot Document Management uit SharePoint Online!    Teams etiquette: the unwritten rules of handling Teams in an organisation  De vermakelijke presentatie van Marijn Somers ging het, net als bij Jasper Oosterveld, ook over Microsoft Teams. Echter, bij Marijn lag de focus op de gebruikers en de etiquette hoe er met Teams moet worden gewerkt. Door verschillende voorbeelden werden we meegenomen in de overtuiging van Marijn om als team goed via Microsoft Teams samen te werken.  Digitale transformatie is 80% cultuur en 20% techniek  Inhoudelijk waren we al bij aanvang overtuigd van de presentatie, dat hadden jullie waarschijnlijk al verwacht. Toch wist Ernst Steffen ons geboeid mee te krijgen in zijn optiek over de statement dat de digitale transformatie voor 80% uit een cultuurverandering bestaat. Verschillende tips en invalshoeken werden door Ernst besproken. Leuke input, dat zeker door ons wordt meegenomen in toekomstige projecten!  

Meer lezen
SharePoint Saturday komt er weer aan!

SharePoint Saturday komt er weer aan!

Ook dit jaar organiseert de DIWUG in juni SharePoint Saturday. Een evenement waar verschillende experts ingaan op de mogelijkheden van SharePoint – en Office 365 – binnen de thema’s IT Pro, Development, Business/Functional. Voor ons weer een mooie gelegenheid om kennis op te doen over recente ontwikkelingen en bij te praten met collega’s uit het vakgebied. Ook merken wij dat dergelijke evenementen vaak weer tot allerlei nieuwe inspiratie op het gebied van user adoption leiden. We zijn benieuwd! Na 30 juni vinden jullie op de site van Onz365 een verslag van onze ervaringen.

Meer lezen
European Collaboration Summit in sketchnotes

European Collaboration Summit in sketchnotes

Zoals jullie hebben kunnen lezen in onze twee blogs (blog dag 1 en blog dag 2) was er genoeg te beleven op de European Collaboration Summit in Mainz. Tijdens het checken van de Twitterfeed #CollabSummit viel ons oog op de posts van @LuiseFreese. Zij houdt zich, net als Onz365, bezig met user adoption van digitaal samenwerken. Luise volgde veelal dezelfde sessies als ons en maakte van deze sessies een zogeheten sketchnote. Wat sketchnotes zijn? Kort samengevat zijn het aantekeningen welke ondersteund worden door afbeeldingen. En omdat een afbeelding vaak meer zegt dan een heel verhaal willen we deze sketchnotes graag met jullie delen. In onderstaande acht beelden heeft Luise haar presentaties samengevat, erg leuk! Ten Ways the World Changes for Admins When your Office 365 Migration Finishes by Tony Redmond (@12Knocksinna): What happens next after you finish moving mailboxes to Office 365? The answer isn’t often very clear but what is certain is that those who administer tenants have very different workloads to deal with. New applications, new functionality, a new cadence for software development, and many different tweaks to the way things worked on-premises. In this session, we look at some of the challenges and opportunities that exist inside Office 365 once your migration is complete.   Connecting and Engaging employees by Dan Holme (@danholme): Learn about the many solutions available on how to engage your employees and create connection with leaders in your organization. Using Office 365, primarily SharePoint, Yammer along with Stream, Teams, and Forms, you'll explore the possibilities to create engagement and learn from examples of how customers and we at Microsoft do this.     Be my form by Penny Coventry (@pjcov): Have you used Microsoft Forms yet? In this session, Penny will show you how to use Microsoft Forms to create, respond and analyse surveys and quizzes for Office 365 users. How from within other Office 365 workloads, such as, Microsoft Teams and Planner, you can interact and surface your forms.   Powering teamwork by Dan Holme (@danholme): Microsoft Teams is the hub for teamwork in Office 365 that brings together conversations, files and tools. Teams gives people a single place to communicate and collaborate with others so that teams can achieve more. SharePoint connects the workplace and powers content collaboration. Together, SharePoint and Teams are greater than the sum of their parts. Join us for an overview of how these products interact with each other and learn about latest integrations we are working on to bring the richness of SharePoint directly into Teams experiences and vice versa. We will also look at teamwork use cases beyond file sharing, including shared news, lists, and apps. And we’ll explore how to structure teams and projects with hub sites.   Transforming your organization to a digital Workplace by Mark Rackley (@mrackley): Transforming into a digital workplace can seem like a daunting task, with outdated legacy apps to support, skeptical stakeholders who can't envision the benefits, and workforce that must be retrained. Where do you even start? Learn how a global manufacturing company is undergoing a digital transformation using Office 365. From simple steps like moving email to the cloud, to more complex collaboration needs with joint venture partners, you’ll learn about the challenges, quick wins, and long term success of an organization committed to change. You will leave encouraged that no matter where your organization is starting from, that a digital transformation through Office 365 is possible!   How to Develop Your Office 365 Information Governance Strategy in 4 Steps by Dux Raymond Sy (@meetdux): So you’ve made the decision to move to Office 365 – now how do you ensure your critical business information is secure in the cloud? In this interactive session, you will learn how to reduce risk and ensure your users do the right thing by employing industry best practices for information governance, risk, and compliance. We’ll also explain how recent enhancements from Microsoft – including Office 365 Security & Compliance Center and Azure Information Protection – as well as other related technologies can help. This session will empower you to implement proven tactics to ensure your Microsoft Cloud investment meets business needs while protecting your most sensitive data.    File Sharing and Collaboration with OneDrive, SharePoint and Teams by Mike Fitzmaurice (@mikefitz): OneDrive, SharePoint, and Teams provide a rich set of solutions for sharing files with people inside and outside your organization, and working together in real time. This session provides an insider's look at the sharing model for OneDrive and SharePoint, with explanations of all the external sharing options available and when to use them. Learn how we're making sharing easier for senders and recipients while providing even more ways for administrators to customize sharing to fit their organizations.   Accelerate success and time-to-value for Office 365 with best practices from the field by Patrick Guimonet (@Patricg): Let's review and discuss in this session some best practices that helped our customers to reach success sooner and more easily in their journey to get the most out of Office 365.   

Meer lezen
Collaboration Summit 2018: dag 2

Collaboration Summit 2018: dag 2

Deze hadden jullie nog van ons te goed, een verslag van de tweede dag van de European Collaboration Summit 2018 in Mainz, Duitsland. Woensdag schreven we al een blog geschreven over de ervaringen van onze eerste dag op het congres.   Microsoft Project Online   Zoals de spreker van de presentatie, Ben Howard, aangaf: Project Online is in eerste instantie geen gemakkelijke tool om mee te werken. Tijdens zijn presentatie werden we meegenomen in de mogelijkheden en onmogelijkheden van Project Online. In onze optiek is Project Online uitermate geschikt het uitzetten van de grote lijnen door een project- of programmamanager en het monitoren van de voortgang. In kleiner teamverband zien we echter de meeste kansen bij Planner, een standaard tool binnen de Office 365-omgeving.  Transforming your organization into a digital workspace  De presentatie van Mark Rakcley  bevatte voor ons vele herkenbare punten. Mark nam ons mee naar de praktijkervaring van de implementatie van een digitale werkplek op basis van Office 365. Herkenbaar in zijn verhaal was dat de relatie met de klant voorop staat. Ook het belang van het hebben van een visie op digitaal werken en het hebben van een roadmap kwam langs in zijn verhaal. Maar hij adviseerde ook: bouw niet zomaar wat de klant wil, “because then you get… garbage!”.  How to develop your office 365 information governance strategy in four steps  De spraakmakende presentatie van Dux Raymond Sy nam ons mee in de vraagstukken rond governance en informatiebeveiliging binnen Office 365. Wat ons betreft een zeer interessant en relevant onderwerp! Dux vertelde o.a. over hoe een governance op te zetten op basis van vier pijlers: Inventariseren en classificeren; Benoemen Data governance policies; Proactief deze policies handhaven en hier vervolgens op auditen en rapporteren. Het is een presentatie die ons zelf verder aan het denken heeft gezet. User Adoption en governance hebben meer gemeen dan dat je in eerste instantie zou denken. En hier willen we vanuit Onz365 goed op inspelen. Wat ons ook bij is gebleven is dat de tools die Microsoft aanbiedt de gebruikers écht kunnen helpen om hun informatiebeveiliging technisch beter te regelen.  File Sharing and collaboriation with OneDrive SharePoint and teams   Presentatie van Mike Fitzmaurice over het gebruik en de koppeling van OneDrive met de verschillende cloudopslaglocaties. Mike definieert bestanden in drie types, namelijk: ‘mijn bestanden’, ‘onze team bestanden’ en ‘onze organisatie bestanden’. De eigenzinnige Mike nam ons mee in zijn kijk op hoe de documenten gestructureerd en georganiseerd konden worden.     Wij vonden de European Colloboration Summit 2018 in Mainz een geslaagd event. De sprekers konden ons veel nieuwe informatie geven en het bood ons de mogelijkheid om nog weer meer te leren van het gehele Office 365 pakket. Het waren twee geslaagde dagen! 

Meer lezen
Collaboration Summit 2018: dag 1

Collaboration Summit 2018: dag 1

Wellicht hebben jullie het al voorbij zien komen. Wij zijn deze week aanwezig bij de European Collaboration Summit 2018 in Mainz, Duitsland. Tijdens dit congres staan verschillende thema’s centraal, maar één ding hebben ze gemeen: de bezoekers meenemen in de ontwikkelingen op het gebied van digitaal samenwerken, gebaseerd op Microsoft Office 365. Keynote: Dan Holme De dag begon met een keynote van Dan Holme, director of Product Marketing van Microsoft. Hij stond stil bij de digitale transformatie in relatie tot de inzet van Microsoft 365. Documentenmanagement, samenwerking, betrokkenheid en (informatie)veiligheid zijn daarbij de belangrijkste pijlers. In een demo – waarbij de WiFi-verbinding hem overigens regelmatig in de steek liet, toch bijzonder bij zo’n evenement – liet hij vervolgens een aantal aanstaande verbeteringen aan het platform zien. Denk aan een contentscanner in OneDrive, aanvullende functionaliteiten in Word Online (zoals ‘wijzigingen bijhouden’!) en het herstellen van documenten op OneDrive die besmet zijn met ransomware. Dan Holme kwam nog in een aantal sessies voorbij, waarin hij o.a. stilstond bij het belang van ‘engagement’ (betrokkenheid) van medewerkers. Eén van de mogelijkheden om dit te faciliteren is Yammer, een tool waar Microsoft weer sterk op gaat inzetten als het gaat om communicatie. Waarom je dat zou willen als organisatie? Onderzoek toont volgens Holme aan dat bij de best presterende bedrijven in de wereld de mate van betrokkenheid van medewerkers veel hoger ligt (70%) dan bij anderen. Wederom stond in de presentatie van Dan Holme centraal wat alle mogelijkheden waren van SharePoint en het Office 365 pakket. Hij nam ons mee in de gedachtegang van Microsoft waarom en met welke gedachtegang Microsoft de applicatie heeft ontwikkeld. Hierbij stond voornamelijk centraal dat de millennia in 2025 meer dan de helft van de arbeidsplekken inneemt. Hiermee wordt door Microsoft, eigenlijk in alle ontwikkelingen, rekening gehouden. Terugkerend thema: modern vs. classic teamsite De energieke presentatie van Christina Wheeler nam ons mee in de ontwikkelingen – en verschillen – van de moderne en klassieke teamsites. Wanneer gebruik je wat? Tijdens de presentatie werd bevestigd dat Office 365 steeds verder wordt doorontwikkeld. Dit vraagt om een proactieve manier van implementatie en beheer.   Tijdens de presentaties van Bert Jansen werden we meegenomen in de ontwikkelingen van de modern teamsites. Want, de moderne teamsites heeft voordelen ten opzichte van de classic teamsite. Bert gaf aan dat doormiddel van verschillende handelingen classic teamsites zo kunnen worden ingesteld om gebruik te maken van de voordelen van de modern teamsites. Voor sommige organisaties wordt dit een uitdaging, zoals bleek uit de vragen uit het publiek. Maar hierbij gaat het natuurlijk ook weer om de ‘business why’, wáárom ga je naar de modern teamsite? Allemaal zaken die je moet meenemen.   Technische insteek Zoals uit het verslag al blijkt heeft de Summit vooral een technisch karakter. Zoals jullie weten ligt de focus voor ons echter niet op de techniek maar op de gebruiker. Het is voor ons wel van belang de ontwikkelingen te kennen en te begrijpen. Zo kunnen we organisaties het best adviseren en helpen bij onze specialiteit. Zoals we ook vandaag weer hebben gezien: op het gebied van user adoption zijn nog vele stappen te nemen.  

Meer lezen
Training Office 365 met User Adoption bij Gemeente Leeuwarden

Training Office 365 met User Adoption bij Gemeente Leeuwarden

Dat ‘user adoption’ belangrijk is, wordt meer en meer duidelijk. Want wat heb je aan een mooi ingericht platform als niemand er (op een goede manier) mee werkt? En dat adoptie verder gaat dan het aanbieden van een broodje kroket tijdens een plenaire kick-off is hopelijk ook geen nieuwe informatie. Maar wat is user adoption dan precies? Hoe betrek je eindgebruikers zo goed mogelijk bij het proces en het resultaat? Is dat eigenlijk niet alleen maar lastig? Deze vragen kwamen aan de orde bij de training Office 365 met User Adoption die wij bij de gemeente Leeuwarden mochten geven. Kapstok van deze training is de digitale transformatie waarin de hele wereld en zodoende ook iedere organisatie zich bevindt. De ontwikkelingen in technologie veranderen  de manier waarop we ons werk willen organiseren, maar ook de manier waarop we omgaan met de implementatie van nieuwe mogelijkheden. Zo is er steeds meer aandacht voor de diversiteit van medewerkers, weten we inmiddels dat ‘implementeren vooral veranderen betekent’, en gebruiken we iteratieve ontwikkelmethodes als scrum en design thinking om de aansluiting met eindgebruikers te houden.   Onze trainingen zijn vooral bedoeld om deze ontwikkelingen zelf te ervaren en met methodieken in praktijk aan de slag te gaan. Zo gebruikten de deelnemers de empathy map om zich te kunnen verplaatsen in de belevingswereld van een eindgebruiker. En we ontwikkelden persona’s om in te zien dat er eigenlijk niet één ‘eindgebruiker’ is. Diversiteit in doelgroepen vraagt om een gevarieerde veranderaanpak. De kleurentheorie van De Caluwé en de leerstijlen theorie van Kolb kunnen bijvoorbeeld helpen invulling te geven aan dit onderscheid. Ook kwamen we tot het inzicht dat het ontwikkelen van een platform op Office 365 meer is dan ‘u vraagt, wij draaien’. Wat ons betreft een geslaagde dag, waar ook wij weer veel van hebben geleerd. We danken de deelnemers voor hun enthousiaste bijdrage! Meer weten over onze trainingen? Check ze hier. Actuele trainingsdata vind je in dit nieuwsbericht.  

Meer lezen
Trainingen Onz365 juni 2018

Trainingen Onz365 juni 2018

Wil je als adviseur of beslisser meer inzicht krijgen in de mogelijkheden voor slimmer samenwerken? Ben je jezelf aan het oriënteren op een implementatiestrategie of benieuwd naar manieren waarop methodieken uit verandermanagement je daarbij kunnen helpen? Of ben je als Microsoft-partner op zoek naar een verbinding tussen mens en techniek? Dan zijn onze trainingen wat voor jou! Inhoud en data -          SharePoint voor digitaal samenwerken en archiveren – Een basistraining om de belangrijkste elementen van SharePoint in praktijk te leren kennen en toepassen. Wordt georganiseerd op vrijdag 15 juni.  -          SharePoint implementeren mét de menselijke maat – In deze training nemen we je mee in het ontwikkelen van een implementatiestrategie voor SharePoint en de praktische uitvoering daarvan. Gaat plaatsvinden op vrijdag 22 juni. -          Office 365 mét user adoption – Deze training gaat in op verschillende methodieken om gebruikers zo goed mogelijk te betrekken bij de ontwikkeling en inrichting van Office 365. Organiseren wij op vrijdag 29 juni. Deze sessies zijn afzonderlijk te volgen, maar sluiten ook op elkaar aan. Meer informatie over de inhoud vind je bij de informatiepagina van iedere training. Duur, locatie en kosten Iedere training duurt een dag en kost 475 euro, inclusief catering en cursusmateriaal. Locatie is het WTC Hotel in Leeuwarden. Op aanvraag en bij groepen groter dan vijf personen kunnen wij een in company-sessie verzorgen. Inschrijvingen Inschrijven kan via de informatiepagina van iedere training, maar ook door te mailen naar info@onz365.nl. We hopen je te zien bij onze trainingen!

Meer lezen
Gamification SharePoint

Gamification SharePoint

Onz365 is altijd opzoek naar innovatieve manieren om gebruikers te introduceren met nieuwe manieren van digitaal samenwerken. Bij wijze van experiment hebben we een game ontwikkeld, waarbij gebruikers spelenderwijs de functionaliteiten van SharePoint leren. Afgelopen vrijdag hebben we het eerste concept daarvan getest bij een pilotgroep. Tijdens deze game, waarbij de deelnemers de geheime locatie van een gestolen kunstcollectie moesten vinden, werden allerlei verschillende functionaliteiten van SharePoint en het Office 365-pakket gebruikt. Zo werd deelnemers gevraagd informatie uit te wisselen via Skype, moest gebruik worden gemaakt van de lijst-opties en kwamen allerlei verschillende functionaliteiten aan bod die gebruikt kon worden om het mysterie op te lossen.  De feedback van de deelnemers, die al enige kennis hadden van SharePoint, wordt verwerkt en doorgevoerd. Eén van de eerste reacties: ‘Echt mooi om op deze wijze spelenderwijs een nieuw systeem te leren kennen." Hierna wordt de game getest bij gebruikers die nog nooit in SharePoint hebben gewerkt om te bekijken wat zij van deze nieuwe manier van trainen vinden. Zo werken we toe naar een concreet product om onze klanten op een nieuwe manier te bedienen.

Meer lezen
Trots presenteren wij u: Task Driven 

Trots presenteren wij u: Task Driven 

Task Driven maakt het mogelijk om processen flexibel en eenvoudig in te richten en te beheren. Of het nu gaat om het verwerken van een opdracht, werkbon of een aanvraag van een subsidie of vergunning. Task Driven gaat uit van een taak georiënteerde werkwijze & biedt een gebruiksvriendelijke manier om het proces af te handelen.  Onz365 mag Task Driven gaan ondersteunen bij het organiseren en implementeren van de inrichting en het trainen van de gebruikers. Ook hierbij mag u onze frisse, nuchtere en vernieuwende aanpak verwachten zoals u deze van ons gewend bent. Geheel in lijn met het product wat al even vernieuwend is.  TaskDriven... Het begint met een opdracht  Een proces wordt gestart nadat er opdracht toe is gegeven. Dit kan van een burger zijn die een aanvraag indient voor een vergunning. Het kan ook een teamleider binnen een organisatie zijn die een opdracht geeft tot het starten van een aanbesteding of inkooptraject. De opdracht kan worden ingediend middels een formulier. Dit formulier is geheel instelbaar zodat het de velden bevat die nodig zijn om het proces te kunnen starten.  Formulieren, Sjablonen en Taaktypen  Een proces bestaat uit het in behandeling nemen van een set van activiteiten. Deze activiteiten kunnen verschillende parameters hebben en kunnen verschillen in het resultaat. In Task Driven is het mogelijk om verschillende taaktypen te gebruiken voor de verschillende processtappen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een e-mailtaak, of een besluitvormingstaak, een formuliertaak om informatie vast te leggen, maar ook een taak welke resulteert in één of meerdere documenten zoals een factuur of de vergunning.  Task Driven biedt o.a.:  Centraal beheer van alle processen, formulieren, document- en e-mailsjablonen.  Een back office voor de medewerker/behandelaar waarin opdrachten en aanvragen zijn te volgen.  Een Dashboard met de activiteiten van de behandelaar waarbij direct inzichtelijk wordt welke opdrachten/aanvragen prioriteit moeten krijgen.  Een portaal voor de opdrachtgever en/of aanvrager waar hij zijn opdrachten c.q. aanvragen kan volgen, berichten kan ontvangen en versturen, documenten raadplegen.   Het portaal is beveiligd via eHerkenning, DigID, via een Windows account of een aangemaakt account.  Task Driven is een applicatie welke in Microsoft Azure draait. Task Driven biedt koppelingen met SharePoint en Dynamics CRM. Door Task Driven te koppelen aan SharePoint (Online of Server-versie), worden de dossiers daar opgebouwd en gearchiveerd. Door een deel van de gegevens in CRM te plaatsen ontstaat er een integraal klantbeeld. De klantenservice kan eenvoudig nagaan wie de behandelaar is voor een bepaalde aanvraag of opdracht.  Heb je interesse of belangstelling voor een demo? Bel of mail:   Robert Wetting | 06 – 25 22 48 99 | info@onz365.nl  

Meer lezen
European Collaboration Summit 2018

European Collaboration Summit 2018

Van 28 t/m 30 mei vindt in Mainz de European Collaboration Summit 2018 plaats. En Onz365 is daar natuurlijk bij! Meer dan 70 experts uit verschillende landen nemen ons mee in te laatste ontwikkelingen binnen Office 365 op het gebied van samenwerken, digitale transformatie, business analyse en strategie. Benieuwd welke sessies er allemaal zijn? Neem dan eens een kijkje op de website van ECS. Wij brengen na ons bezoek natuurlijk verslag uit. Wordt vervolgd…

Meer lezen
Tweede update Onz365 verstuurd!

Tweede update Onz365 verstuurd!

Donderdag 11 april verstuurden wij wederom onze nieuwsbrief, een maandelijkse update van de ontwikkelingen rond Onz365. Benieuwd naar de opdrachten waar we aan werken? Of welke interessante artikelen we tegenkwamen? Je kunt de nieuwsbrief vinden via https://bit.ly/2EI80yd WIl je standaard deze update ontvangen? Inschrijven kan via de link

Meer lezen
Verslag Power BI Gebruikersdag 2018

Verslag Power BI Gebruikersdag 2018

Afgelopen zaterdag was ik aanwezig bij de Power BI Gebruikersdag, georganiseerd door de stichting Power BI Gebruikersgroep. Een dag waarin, wat de evenementnaam al doet vermoeden, Power BI het hoofdonderwerp is. Mijn dag begon met de sessie van John Wilson over het gebruik van User Experience bij het ontwikkelen van Power BI Dashboards. Aan de hand van verschillende praktijkvoorbeelden en een korte theorie over User Experience gaf John in een leuke presentatie hoe je het best dashboard voor een eindgebruiker kunt ontwikkelen. Een ‘prikkelend’ design is hierbij een belangrijk onderdeel. De techniek van User Experience is niet nieuw. Veel websites worden namelijk al gebouwd naar aanleiding van User Experience onderzoeken, echter is het binnen de ontwikkeling van Business Intelligence dashboards nog redelijk nieuw. Het was dus een erg leuk onderwerp om dat er op een andere (niet technische) manier naar dashboards wordt gekeken! De tweede workshop werd gegeven door Jordi Frijters en Sam Straube. Het onderwerp van hun sessie was ‘Power BI life hacks’. Een goed gevulde zaal (ongeveer 130 aanwezigen) werd door hen meegenomen in de mogelijkheden van Power BI en daarom voornamelijk geschikt voor mensen die al ‘iets’ van Power BI wisten en hier meer over wilde leren. De opbouw  sprak mij daarnaast erg aan, de presentatie was namelijk gebouwd in de applicatie Power BI. Deze manier van presenteren toonde nog maar eens de mogelijkheden die deze applicatie biedt. Na de uitgebreide lunchpauze vervolgde ik mijn dag met een presentatie van Henk Vlootman. Henk nam de aanwezigen mee in het maken van een Power Query waarbij verschillende waardes in de toekomst konden worden berekend. Deze sessie ging voornamelijk over de achterkant van Power BI en niet zozeer het visualiseren van data en gegevens. Erg interessant wat er ook met behulp van de Power Query van Power BI mogelijk is. Henk had zeker verstand van zaken, dit ook omdat hij als Microsoft MVP (Most Valuabel Professional) is aangemerkt voor Excel. Tot slot heb volgde ik de presentatie van Marc Lelijveld  met als onderwerp ‘Storytelling & Interactive reports with Power BI Bookmarks & Drilltrought’. Eigenlijk vond ik alle onderwerpen van deze dag interessant, maar de presentatie van Marc sprong er voor mij uit. In een heldere presentatie gaf hij aan op welke manier data goed is te visualiseren met behulp van Power BI. Hierbij is het ook van belang dat de eindgebruiker goed begrijpt wat er wordt gevisualiseerd, hierbij is een goed dashboard met soms een toelichting over de data erg belangrijk. Ook benadrukte Marc het belang van een goede representatie van de data. Dit voorkomt dat data verkeerd kan worden door eindgebruikers. Wij van Onz365 kunnen ons hier volledig in vinden,  de eindgebruiker bepaalt immers of een dashboard (of applicatie) goed is of niet! Deze Power BI Gebruikersdag kan ik kort samenvatten als geweldig. Power BI heeft al sinds een aantal jaren mijn interesse. Op deze dag hoorde ik soms een bevestiging van wat ik al wist, maar leerde ik ook veel nieuwe dingen. Wat een leuke verrassing was, was dat twee van de vier presentaties die ik bezocht het gingen over het betrekken van de eindgebruiker.  De dag was soms een bevestiging wat ik al wist, maar ik leerde ik ook nieuwe dingen. Het is ook leuk dat twee van de vier presentaties gingen over het betrekken van de eindgebruiker in de ontwikkelingen van gevisualiseerde data. Verder is het ook erg bijzonder om te zien dat Power BI zo’n sterke community heeft. Volgend jaar ben ik in ieder geval weer van de partij! Christian van der Kooi    

Meer lezen
Welke apps krijg je per licentie in Office 365?

Welke apps krijg je per licentie in Office 365?

Deze vraag krijgen wij regelmatig. En daarvoor is nu een handige oplossing! Matt Wade en Niels Gregers Johansen – de heren achter www.icansharepoint.com ontwikkelden de Periodieke Tabel van Office 365. Een helder overzicht waarmee zij inzichtelijk maakten met welk doel een Microsoft-applicatie is bedacht. Wij gebruiken dit model om onze klanten een beeld te geven van het Office 365-palet en de manier waarop zij onderdelen daarvan handig kunnen inzetten. Inmiddels is er een update doorgevoerd, waarbij het nu mogelijk is om per licentie te bekijken tot welke applicaties je toegang krijgt. Wat ons betreft een mooie manier om te bepalen welk licentie het beste bij je behoefte past! Check hier het overzicht.  

Meer lezen
Eerste training SharePoint voor digitaal samenwerken en archiveren

Eerste training SharePoint voor digitaal samenwerken en archiveren

Vrijdagochtend waren wij te gast bij de collega's van Master of Workflow om de training SharePoint voor digitaal samenwerken en archiveren te geven. Dit eerste deel ging vooral in op de drijfveren van organisaties om digitaal te willen samenwerken, de relatie tussen organisatieprocessen, werkvormen en SharePoint en de praktische toepassing daarvan. Doormiddel van oefeningen kregen de deelnemers direct inzicht in de gemakken (en soms beperkingen) van het gebruik van SharePoint.  In het tweede deel zullen we o.a. verder met hen ingaan op documentmanagement en archivering binnen SharePoint, de omgang met vertrouwelijke informatie en manieren om (nog) leuker en gemakkelijker samen te werken. Ook benieuwd naar onze trainingen? Hier vind je meer informatie.

Meer lezen
Eerste update Onz365 verstuurd!

Eerste update Onz365 verstuurd!

Vorige week verstuurden wij onze eerste nieuwsbrief, een maandelijkse update van de ontwikkelingen rond Onz365. Benieuwd naar onze eerste trainingen, de voortgang van opdrachten bij klanten of interessante artikelen die we vonden? Je kunt de nieuwsbrief vinden via http://bit.ly/2GpVwgW We horen graag wat jullie ervan vinden!

Meer lezen
Risicoanalyse bij de twaalf provincies (artikel)

Risicoanalyse bij de twaalf provincies (artikel)

Alle provincies werkten in 2016 en 2017 aan een nieuwe selectielijst voor de documentaire neerslag ('het archief') van hun processen. Die nieuwe selectielijst stellen de provincies samen volgens 'de nieuwe manier van waarderen'. Onderdeel van deze methode is een risicoanalyse. Daaraan leverde Robert Wetting in het team van de collega's van Digital een bijdrage. Ronald Groeneweg van Digital schreef er dit artikel over. Klik hier voor het volledige artikel!   

Meer lezen
Eerste trainingen Onz365 in maart 2018

Eerste trainingen Onz365 in maart 2018

Onlangs kondigden wij het al trots aan: omdat wij graag onze kennis op het gebied van user adoption en Office 365 delen, organiseren wij dit jaar verschillende trainingen. Wil je als adviseur of beslisser meer inzicht krijgen in de mogelijkheden voor slimmer samenwerken? Ben je jezelf aan het oriënteren op een implementatiestrategie of benieuwd naar manieren waarop methodieken uit verandermanagement je daarbij kunnen helpen? Of ben je als Microsoft-partner op zoek naar een verbinding tussen mens en techniek? Dan zijn onze trainingen wat voor jou! Inhoud en data -          SharePoint voor digitaal samenwerken en archiveren – Een basistraining om de belangrijkste elementen van SharePoint in praktijk te leren kennen en toepassen. Wordt georganiseerd op vrijdag 16 maart. -          SharePoint implementeren mét de menselijke maat – In deze training nemen we je mee in het ontwikkelen van een implementatiestrategie voor SharePoint en de praktische uitvoering daarvan. Gaat plaatsvinden op vrijdag 23 maart. -          Office 365 mét user adoption – Deze training gaat in op verschillende methodieken om gebruikers zo goed mogelijk te betrekken bij de ontwikkeling en inrichting van Office 365. Organiseren wij op vrijdag 30 maart. Deze sessies zijn afzonderlijk te volgen, maar sluiten ook op elkaar aan. Meer informatie over de inhoud vind je bij de informatiepagina van iedere training. Duur, locatie en kosten Iedere training duurt een dag en kost 475 euro, inclusief catering en cursusmateriaal. Locatie is het WTC Hotel in Leeuwarden. Op aanvraag en bij groepen groter dan vijf personen kunnen wij een in company-sessie verzorgen. Inschrijvingen Inschrijven kan via de informatiepagina van iedere training, maar ook door te mailen naar info@onz365.nl. We hopen je te zien bij onze trainingen!

Meer lezen
Nieuw: workshops Onz365

Nieuw: workshops Onz365

Omdat wij graag onze kennis op het gebied van user adoption en Office 365 delen, organiseren wij dit jaar verschillende workshops. In interactieve sessies zullen we ingaan op: -          Office 365 mét user adoption – Deze workshop gaat in op verschillende methodieken om gebruikers zo goed mogelijk te betrekken bij de ontwikkeling en inrichting van Office 365 -          SharePoint implementeren mét de menselijke maat – In deze workshop nemen we de aanwezigen mee in het ontwikkelen van een implementatiestrategie voor SharePoint en de praktische uitvoering daarvan -          SharePoint voor digitaal samenwerken en archiveren – Een basistraining om de belangrijkste elementen van SharePoint in praktijk te leren kennen en toepassen Binnenkort volgt meer informatie over data, inschrijving en inhoud van de workshops. Benieuwd? Houd onze website in de gaten!    

Meer lezen
Fijne feestdagen gewenst!

Fijne feestdagen gewenst!

In 2017 zijn we begonnen met het opzetten en ontwikkelen van Onz365. En onze ambitie om dé specialist op het gebied van user adoption van Office 365 te worden krijgt steeds meer gestalte. Ook voor het komende jaar hebben we nieuwe doelen gezet om Onz365 als bedrijf (nog) vernieuwender, meer dienstverlenend en leuker te maken. Jij als relatie hebt daar, wellicht onbewust, een bijdrage aan geleverd. En daar willen we je hartelijk voor bedanken. Voor nu een fijne kerst gewenst en alvast een proost op een succesvol, maar bovenal gezond en gelukkig nieuwjaar! We zien elkaar in 2018.  

Meer lezen
Deel 2 van onze user adoption tiendaagse nu online!

Deel 2 van onze user adoption tiendaagse nu online!

  6. “Het grote probleem van de leraar is, de zaken tot de grootste eenvoud terug te brengen” – S.W.F. Margadant, Nederlands schrijver (1887 – 1946) Experts hebben vaak de neiging om teveel jargon te gebruiken. Ga er bijvoorbeeld niet zomaar vanuit dat iemand weet wat een bibliotheek is! Het gebruiken van metaforen (denk aan het soepblik van Liz Sundet!) of het uittekenen van een structuur kan je helpen om anderen uit te leggen hoe Office 365 in elkaar steekt. Bedenk je dat het overgrote deel van de medewerkers waarschijnlijk tientallen jaren op een netwerkschijf heeft gewerkt. Jargon wordt dan al snel een factor waardoor men afhaakt.   7. “Waarom allerlei kennis van buiten leren die we makkelijk in naslagwerken kunnen opzoeken” – Albert Einstein, Duits natuurkundige (1879 – 1955) Niet alles wat je krijgt uitgelegd, onthoud je direct. Als een eindgebruiker een opleiding krijgt, betekent dat dus niet dat diegene direct de ins-and-outs van Office 365 kent. En dat hoeft ook niet: zorg bijvoorbeeld voor voldoende ondersteuningsmateriaal (handleidingen, FAQ’s, factsheets, etc.) waar men op terug kan vallen in het dagelijks werk. Probeer gebruikers met behulp van deze materialen zo goed mogelijk hun eigen weg te laten vinden: coachen is beter dan voordoen! En vergeet daarbij niet dat we niet allen dezelfde leerstijl hebben. Pas hierop je aanbod aan, zodat een eindgebruiker kan kiezen wat het beste bij hem of haar past.   8. “Als je de richting van de wind niet kunt veranderen, verander dan de stand van je zeilen.” – H. Jackson Brown Jr., Amerikaans schrijver (1940-) Slimmer samenwerken betekent een veranderende werkwijze. Deze druist soms in tegen de heersende organisatiecultuur. Hoe kun je desondanks een maximaal resultaat behalen? Het is erg belangrijk om de implementatie van (delen van) Office 365 een samenspel tussen project en organisatie te laten zijn. Betrek dan ook vanaf het begin vertegenwoordigers uit de organisatie, bijvoorbeeld in de rol van key-user, regisseur of stuurgroeplid. Daarnaast geloven wij in een bottum-up én top-down benadering. Probeer vertegenwoordigers uit ieder niveau van de organisatie aan te haken.   9. “De essentie van kennis is om het te gebruiken, als je het hebt. En om het toe te geven als je het niet hebt.” – Confucius, Chinees filosoof (551 v. Chr. – 479 v. Chr.) Hoewel adoptie onze expertise is en wij allerlei methoden kunnen inzetten voor een optimale gebruikersadoptie, hebben wij niet alle wijsheid in pacht. Een Office 365-implementatie moet een samenwerking zijn tussen interne en externe deskundigheid. Om ervoor te zorgen dat Office 365 goed landt is het belangrijk om de juiste mensen bij een project te betrekken: maak gebruik van ervaring en kennis die al binnen de organisatie aanwezig is. Bijvoorbeeld een communicatieadviseur of opleidingsdeskundige die de cultuur kent, de do’s and don’ts weet en de juiste weg weet te vinden.   10. “Falen is succes als we ervan leren.” – Malcolm Forbes, Amerikaans ondernemer (1919 – 1990) Adoptie is geen taak, maar een doorlopend proces dat in praktijk vorm krijgt. Net als de technische (agile) ontwikkeling van Office 365. Vooral omdat iedere organisatie en iedere doelgroep anders is, zal de adoptie in ontwikkeling zijn en leer je van zowel van successen als fouten. Op die manier wordt het proces beter. Wees dus niet bang om uit een breed palet van adoptiestrategieën in praktijk te proberen wat bij een organisatie past! En blijf je aanpak doorlopend te perfectioneren op basis van je ervaringen tijdens de uitrol. Draag dit proces in de laatste fase van je implementatieproject over van de projectorganisatie naar de lijnorganisatie, bijvoorbeeld in de vorm van permanente ondersteuning en/of coaching.

Meer lezen
User adoption tiendaagse: tien praktische tips voor adoptieverhoging! (deel 1)

User adoption tiendaagse: tien praktische tips voor adoptieverhoging! (deel 1)

“Adoption of a new collaboration experience is about changing human behavior. This is simple but it is not easy”, stelde Joanne Klein in één van haar sessies op SharePoint Unite 2017. Haar uitspraak doet bijna Cruijffiaans aan: “Voetballen is heel simpel, maar het moeilijkste wat er is, is simpel voetballen.” Beiden raken – weliswaar met andere woorden – de kern van het adoptievraagstuk waar vrijwel iedere organisatie mee wordt geconfronteerd. Wat er moet gebeuren is vaak helder. Dit daadwerkelijk realiseren, is in praktijk veelal lastiger. Daarom twee keer vijf praktische tips voor het verhogen van de adoptie aan de hand van deze bekende uitspraken.   1. “De basis is de bal zo snel mogelijk onder controle krijgen zodat je iets meer tijd hebt om te kijken” - Johan Cruijff, Nederlands voetballer (1946 – 2016) Office 365 kent zeer uitgebreide mogelijkheden. Onze ervaring is dat het belangrijk is om eerst de basis onder controle te krijgen en deze daarna uit te bouwen. Begin eenvoudig! Bijvoorbeeld door te starten met OneDrive om persoonlijke documenten op te slaan of om je mail naar de Cloud te brengen. Als gebruikers dit onder de knie hebben, kun je gaan denken aan het uitbreiden met  andere apps.   2. “Te haastig komt even laat aan als te langzaam” – William Shakespeare, Engels toneelschrijver en dichter (1564 – 1614) Als je (delen van) Office 365 gaat implementeren is de snelheid van groot belang. Ga niet te snel, maar ook niet te langzaam! Hoe je het tempo optimaal houdt? Blijf in contact met je stakeholders, zowel leidinggevenden als gebruikers. Bespreek regulier de voortgang en de planning en vergeet niet (tussentijds) te evalueren. De menselijke maat blijft het belangrijkste element om je gebruikers mee te nemen en verschillende afdelingen/teams hebben verschillende tempo’s zo leert onze praktijk.   3. “Wat men moet leren doen, leert men door het te doen.” – Aristoteles, Grieks filosoof (384 v. Chr. – 322 v. Chr.) Hoe je gebruikers ook mee wilt nemen, zorg voor activiteit en interactie! Of je met e-learning aan de slag gaat, klassikale trainingen organiseert of blended learning toepast: zorg dat je medewerkers actief bezig laat zijn met hun eigen praktijkvoorbeelden en breng vragen/discussies op gang door gericht vragen te stellen: waar helpt Office 365 je mee? Waar zie je tegenop bij deze transitie? Hoe word je het liefst begeleid bij een nieuwe manier van werken? De ‘What’s in it for me?’-vraag  van de medewerkers is daarbij cruciaal.   4. “Als je vertrouwen hebt, hoef je niet de gehele trap te zien om de eerste stap te zetten” – Martin Luther King, Amerikaans predikant (1929-1968) Bied gebruikers de begeleiding die bij hen past en geef hen het gevoel dat ze niet in het diepe worden gegooid. (Persoonlijke) begeleiding op de werkvloer en coaching kan hen het vertrouwen geven dat ze nodig hebben om de stap naar slimmer digitaal samenwerken te zetten. Vanuit je project voor het invoeren van bv. digitaal samenwerken ben jij misschien op een dagelijkse basis bezig met SharePoint of OneDrive. De medewerkers van de organisatie hebben maar al te vaak meer dan twintig jaar op netwerkschijven gewerkt. En vertrouwen winnen kost tijd. En onthoud: ‘Vertrouwen komt te voet, maar gaat te paard.’   5. “De grootste eenvoud leidt soms tot de grootste ingewikkeldheid. Stel u eens voor dat we allen Janssen heetten” – Antoon Vloemans, Vlaams filosoof en schrijver (1898 – 1982) Niet iedereen is hetzelfde, scheer daarom niet alle gebruikers over één kam. Medewerkers gebruiken Apps op verschillende manieren omdat ze verschillende functies en rollen binnen de organisatie hebben. Denk bijvoorbeeld bij de opleiding in een transitietraject aan de diversiteit in doelgroepen: de één heeft veel kennis en vindt het prettig om klassikaal te leren, de ander heeft weinig kennis en leert liever digitaal. Het opstellen van persona’s kan je helpen om je doelgroepen te definiëren. Een persona (of ijkpersoon) is een zeer gedetailleerde omschrijving van een gebruiker. Met behulp van persona's creëer je 'echte' mensen in plaats van algemene doelgroepen.

Meer lezen
User adoption tiendaagse: tien praktische tips voor adoptieverhoging!

User adoption tiendaagse: tien praktische tips voor adoptieverhoging!

Onz365 start volgende week een user adoption tiendaagse! Iedere dag een praktische tip om de adoptie van Office 365 te verhogen aan de hand van een bekende uitspraak. Hoe we op dat idee kwamen? Dat lees je in de eerste tip, aanstaande maandag.

Meer lezen
Verslag SharePoint Unite 2017

Verslag SharePoint Unite 2017

Afgelopen week vond SharePoint Unite plaats, de ‘premier SharePoint conference in Europe’. Allerlei workshops in de categorieën IT Pro, Developer en Business/Functional. Voor laatstgenoemde richtten een aantal sprekers zich specifiek op user adoption, voor Onz365 natuurlijk erg interessant. En dat alles op een erg mooie locatie – de Philharmonie in Haarlem. Wij waren er dan ook bij en delen graag onze ervaringen! Metadata en soepblikken We begonnen woensdag met een leuke sessie van Liz Sundet. Tijdens trainingen laat zij met praktische voorbeelden eindgebruikers de waarde van het werken met metadata inzien. Hoe vind je bijvoorbeeld een blik tomatensoep in de supermarkt als je niet aan de buitenkant kunt zien welke soep er in het blik zit? Veel mensen moeten vast lachen bij de gedachte dat je dan het blik in de winkel open moet maken, maar lijken het wel erg logisch te vinden om documenten in een mappenstructuur op te bergen, zonder dat je weet welke informatie een map of document bevat. Zeker een metafoor die wij ook kunnen gebruiken om bewustwording te creëren.  Don’t punish you users 'Gemiddeld zijn gebruikers bereid om zeven metadatavelden in te vullen', stelde zij daarnaast in haar presentatie. Een aantal dat wij overigens nog rijkelijk veel vinden. Maar dat een deelnemer aangeeft dat bij één van zijn opdrachtgevers twintig (!) verplichte velden ingevuld moeten worden voor goede registratie, verbaast eigenlijk iedereen. ‘Don’t punish you users’, tipte Mike Fitzmaurice namelijk al in zijn keynote-sessie: laat gebruikers niet opdraaien voor problemen die zijn op te lossen met techniek. ‘De eindgebruiker’ Initieel een mooi uitgangspunt,  maar gaat het wel altijd op? Het valt in ieder geval op dat het thema adoptie vaak vanuit de techniek wordt benaderd: als je het gebruikers maar zo gemakkelijk mogelijk maakt, zullen zij het systeem wel willen gebruiken. Enerzijds klopt dat, anderzijds wordt vaak voor de gebruikers bepaald wat zij precies gemakkelijk vinden. Onze visie is dat er verschillende doelgroepen zijn en daarbinnen is iedere gebruiker uniek. Door ‘de gebruiker’ als één groep aan te duiden, ga je daaraan voorbij, wat ten koste gaat van het adoptieproces. Practical Adoption Strategies In de erg interessante sessie van Joanne Klein, kwam dit onderscheid mooi naar voren. Eén van de tien ‘practical adoption strategies’ die zij uiteenzette, was rolafhankelijke opleiding en ondersteuning: managers maken vaak op een hele andere manier gebruik van SharePoint dan beleidsmakers en/of ondersteuners. Heel gaaf ook hoe zij de nieuwe communication sites in SharePoint inzet als ‘adoption center’ en hier per rol in een organisatie training en materiaal aanbiedt. Dit nemen we zeker mee! AaaS Daarnaast ziet zij adoptie als een doorlopend proces, het is geen taak die je uitvoert en afvinkt. Adoption as a Service (AaaS) is een begrip dat bij verschillende sprekers terugkwam en waar wij ons helemaal in kunnen vinden. Asif Rehmani benadrukte bijvoorbeeld dat begeleiding van eindgebruikers nooit ophoudt: probeer dit dan ook binnen de organisatie zelf    te beleggen door het inzetten van ‘champions’, ‘evangelisten’, ‘powerusers’ of hoe je hen ook definieert. Governance Als laatste bezochten we een sterke lezing van Susan Hanley. Ook zij benadrukte het AaaS-principe, maar dan in de context van governance. Je bent nooit klaar om de richtlijnen en regels aangaande de informatiehuishouding te borgen in de cultuur van een organisatie. Zij nam ons mee in een strategie vol praktijkvoorbeelden voor de inrichting en borging van governance. De belangrijkste boodschap? Laat een governance-document voor eindgebruikers nooit een document van meer dan twee pagina’s zijn! En bij voorkeur gebruik je helemaal geen document, maar een wiki of communication site. Nieuwe ideeën Concluderend waren het twee nuttige en vooral inspirerende dagen. Lezingen, gesprekken en kennismakingen leiden tot nieuwe ideeën die we kunnen inzetten bij onze eigen opdrachtgevers en binnen Onz365. Ook een hernieuwde bevestiging dat er veel mogelijkheden zijn op het gebied van user adoption en dat we mooie stappen aan het zetten zijn in dit vaak nog onontgonnen vakgebied.  

Meer lezen
SharePoint Unite 2017 komt eraan!

SharePoint Unite 2017 komt eraan!

Aankomende week vindt SharePoint Unite 2017 plaats in Haarlem, ‘Europe’s Premier SharePoint Conference’. En Onz365 is daar natuurlijk bij! En staan verschillende interessante sessies op het programma, die zich specifiek richten op het onderwerp user adoption. Zo kijken we bijvoorbeeld uit naar de workshop van Joanne Klein (https://joannecklein.com/) ‘Practical Adoption Strategies’. Liz Sundet gaat in op verschillende methoden om eindgebruikers mee te nemen in de voordelen van werken met metadata, een case waar wij ook in praktijk veel mee te maken hebben. Erg benieuwd hoe zij tegen dit onderwerp aankijkt. Ook de sessie van Asif Rehmani over grip krijgen op gebruikersondersteuning lijkt goed aan te sluiten bij onze werkwijze. Hopelijk kunnen we van elkaar gaan leren. Benieuwd naar onze bevindingen? Via de sociale media (#SPUnite17) blijf je op de hoogte.

Meer lezen
Klassieke ervaring vs. Nieuwe ervaring in SharePoint

Klassieke ervaring vs. Nieuwe ervaring in SharePoint

Van een collega hoorde ik vorige week dat het Document Informatie Panel (DIP) in Office 2016 terugkeert. Eén van de aankondigingen van Microsoft bij Ignite 2017. Mijn aanname is dat zij hierbij tegemoet komen aan de wens van vele gebruikers! Het was toch altijd erg handig dat je direct binnen Word de SharePoint-metadata van het document kon invullen, zonder daarvoor eerst naar het infoscherm te moeten klikken. Soms is een oude oplossing gewoon goed. Eenzelfde discussie – met meer impact voor de gebruiker – horen wij vaak bij de ‘nieuwe ervaring’ binnen een SharePoint-documentbibliotheek. Momenteel heb je nog de keuze om de ‘klassieke ervaring’, inclusief het oude vertrouwde lint te gebruiken, maar standaard laat SharePoint nu een bibliotheek zien in de vernieuwde lay-out. Deze ziet er eenvoudiger en overzichtelijker uit en is (op termijn) gebruikersvriendelijker. Zo kun je de nu meteen de weergave aanpassen terwijl je de bibliotheek bekijkt en is het gemakkelijker geworden om documenten te verplaatsen naar een andere locatie. Toch kent de nieuwe ervaring wel enkele knelpunten. Zo bestaat ‘Openen in Explorer’ niet langer.  Een optie die voor veel gebruikers herkenbaar en handig was, horen wij vaak. Ook werken wij bij opdrachtgevers met verplichte metadata op documenten, maar gaat dit niet lekker samen met het bewerken van een document in de Online-variant. Hetzelfde geldt voor het uploaden van een document: je dient dan achteraf de (verplichte) metadata in te vullen, terwijl je in de klassieke weergave daarvoor direct een scherm in beeld kreeg. En het verbaast mij dat je bij het openen van een documentset wél terugkeert naar de klassieke weergave. Alsof de nieuwe ervaring nog niet consequent is doorgevoerd. Wij bezien de vernieuwingen in het Office 365-platform natuurlijk vooral met de Onz365-bril; vanuit het oogpunt van adoptie. Welke optie is voor gebruikers prettiger? Is het gewenst dat de nieuwe ervaring nu al wordt doorgevoerd? Onze ervaring is dat dit erg verschilt per doelgroep. Sommigen willen graag zo snel mogelijk gebruik maken van de nieuwe mogelijkheden en nemen eventuele ontwikkelpunten voor lief. Anderen maken graag een pas op de plaats, leren het platform eerst in de basis kennen en gaan daarna met nieuwe functionaliteiten aan de slag. Ook bij het opstellen en implementeren van releasemanagement is kennis van je doelgroep essentieel en moet adoptie leidend zijn! Onz365 maakt gebruik van innovatie manieren om organisaties over dit onderwerp te adviseren. Graag komen we ook hierover met jullie in gesprek. Sierd-Jan Jongsma

Meer lezen
Elfstedentocht en User Adoption bij DIWUG

Elfstedentocht en User Adoption bij DIWUG

Afgelopen dinsdag gaf Robert Wetting een presentatie namens Onz365 bij DIWUG (Dutch Information Worker User Group). Hier diende de elfstedentocht als metafoor voor de implementatie van SharePoint Online als samenwerkingsomgeving. De presentatie biedt handvaten voor het centraal stellen van gebruikersadoptie tijdens een uitroltraject. Leuk om in dit gezelschap de aanpak van Onz365 toe te lichten en met collega's uit het vakgebied ervaringen uit te wisselen. Dank ook aan gastheer Macaw voor de goed verzorgde avond! Nieuwsgierig naar de presentatie? Deze is te vinden via deze link: https://www.slideshare.net/wettingr/presentatie-robert-wetting-diwug-20170919

Meer lezen
Presentatie over User Adoption bij DIWUG

Presentatie over User Adoption bij DIWUG

Op dinsdag 19 september as. geeft Robert Wetting (Onz365) bij DIWUG een presentatie over user adoption bij de invoering van een SharePoint samenwerkingsomgeving mét de menselijke maat. In deze presentatie geeft hij zijn visie en aanpak om tot een (geïmplementeerde) samenwerkingsomgeving te komen die werkbaar en herkenbaar is voor de gebruikers. En daarnaast beheer(s)baar is voor de afdeling ICT. Tijdens de presentatie komen o.a. de wijze van invoering van de samenwerkingsomgeving, aspecten van de informatie-architectuur, de betekenis van kwaliteit, de veranderopgave en de risico’s tijdens de invoering van de samenwerkingsomgeving aan de orde en hoe je dit “menswaardig” aanpakt. DIWUG staat voor de Dutch Information Worker User Group. Veelal maandelijks organiseert DIWUG een bijeenkomst waar leden elkaar kunnen ontmoeten, kennis kunnen delen en interessante presentaties kunnen bijwonen in een informele sfeer. Daarnaast heeft DIWUG een eigen eMagazine dat eens in de 3 of 4 maanden wordt gepubliceerd. Op deze wijze wil DIWUG: het kennisdelen tussen leden en organisaties bevorderen met betrekking tot Office 365 en SharePoint; informatie delen waardoor deelnemers hun kennis ten aanzien van Office 365 en SharePoint kunnen vergrootten; een netwerkomgeving beschikbaar stellen aan de deelnemers om elkaar te ontmoeten. Belangstelling?  Voor inschrijving en meer informatie over de bijeenkomst van de 19e kun je kijken op de site van DIWUG.

Meer lezen
Evenveel aandacht voor mens en techniek?

Evenveel aandacht voor mens en techniek?

Vrijdagmiddag op kantoor in Leeuwarden. Na een lunch op ons vaste adresje bespreken Robert en ik verschillende onderwerpen waarin we ons de komende maanden met Onz365 verder willen verdiepen. Daarbij is het uitgangspunt dat aandacht voor de mens bij Office 365-trajecten, van doorslaggevend belang is. Maar ervaart de wereld om ons heen dat ook zo? Een steekproefje op Google. Met 'Office 365 change management' als zoekterm krijg ik op de eerste pagina slechts één resultaat welke betrekking heeft op user adoption. De overige sites hebben vooral betrekking op het bijbenen van de veranderingen in Office 365 en tools om deze ontwikkelingen te monitoren. Uitleg over technische ontwikkelingen, door auteurs met veel technische kennis, voor beheerders en ontwikkelaars. Zelfs bij het invoeren van 'Office 365 user adoption', verschijnen er maar een paar resultaten die daadwerkelijk ingaan op user adoption. En dan nog vooral 'hoog over': denk aan een goede communicatie, zorg dat je de juiste mensen betrekt, realiseer trainingen, etc. Dat mag toch concreter!  Bij Onz365 weten we dat iedere organisatie anders is en je zelfs binnen (grote) organisaties te maken krijgt met verschillende culturen, persoonlijkheden en managementstijlen. Dat kan op ieder niveau. Dat er early adopters zijn die graag (mee) voorop lopen bij nieuwe ontwikkelingen en ook juist laggards die niet houden van verandering weten we. Maar soms schuilt veranderingsgezindheid in kleinere aspecten. Een gebrek hieraan komt bijvoorbeeld voort uit recente reorganisaties of het besef van een werknemer dat hij bijna met pensioen gaat en dat 'weer iets nieuws leren' niet zoveel zin heeft. Anderzijds zijn er soms managers die sneller willen veranderen dan hun personeel of vakspecialisten die sneller willen dan hun leidinggevende of collega's.  Aandacht voor dit soort factoren bij ontwikkeling, communicatie en training, maakt of breekt de implementatie. Office 365 is ICT, maar het gaat over mensen en (samen)werken. Opvallend dat hier blijkbaar nog steeds niet altijd aandacht voor is.  Sierd-Jan Jongsma  

Meer lezen
Onz365 in nieuwsbrief Digital

Onz365 in nieuwsbrief Digital

Onze collega's van Digital wijdden in hun nieuwsbrief een artikel aan Onz365. Leuk! 

Meer lezen

Nieuws

  • Presentatie DIWUG Digitale vaardigheden en Office 365-implementaties
  • Verslag eerste meetup Office 365 User Group Noord-Nederland
  • Over (over)adoptie en governance
  • Prettig kennismaken: Microsoft Success Event
  • Onz verslag van dag 2 op Office 365 en SharePoint Connect
Naar het nieuws

Trainingen

Samenwerken

Office 365 mét User Adoption

Hoe betrek ik gebruikers vanaf het eerste moment bij invoering Office 365?
Samenwerken

SharePoint implementeren mét de menselijke maat

Hoe richt ik SharePoint zo in dat mijn medewerkers er graag mee werken?
Samenwerken

SharePoint voor digitaal samenwerken en archiveren

Basistraining met belangrijkste elementen van SharePoint

Al onze trainingen
Onz365 - Office 365 mét de menselijke maat

Heliconweg 52
8914 AT Leeuwarden

info@onz365.nl
06 25 224 899

  • Algemene voorwaarden
  • Sitemap
Websites & online marketing Stukje Design